项目管理系统供应商在正式提交方案建议书之前，用户需要制定项目管理系统的评估建议书标准。通常的做法是，可以创建一个电子表格，将项目管理系统需求建议书中涉及的所有关键条目提取出来分类排列，根据项目管理系统功能对用户的重要程度而指定不同的分值权重。需要指出的是，价格的灵活性往往比较大，在后期的商务谈判过程中一般都会有所变动。但项目管理系统的报价必须在建议书里予以明示，因为这个报价将会成为未来进行项目管理系统价格谈判的参考依据，不至于使项目管理系统供应商毫无根据、漫无边际地进行价格调整。
接下来是项目管理系统演示，这为用户与项目管理系统供应商创造了面对面沟通的机会。在这个阶段，用户应该掌握项目管理系统演示的主动权，准备好在适当的时候就一些关键问题进行提问。对供应商的项目管理系统产品演示效果的评估主要基于需求建议书阶段的评估标准。全部系统演示过程结束后，用户对每一家供应商及其提供的项目管理系统解决方案就有了直观认识。
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