作为为现代企业管理提供得力工具的知识管理系统，知识管理系统产品需要在提升自我设计技术的同时，更好地服务企业的需求，达到功能全面与满足企业个性化需要的统一。同时，一款优秀的知识管理系统产品还需要在设计之初即能考虑到未来的更新和二次功能扩展，增强自身的兼容性，以便于增强满足用户未来新需求的良好扩展性。
回顾知识管理系统的发展历程，从第一代产品开始，围绕着服务企业的管理需求，用各种功能模块的设计为企业提供现代化的流程化管理。然而受限于当时技术，特别是设计理念的局限，总是具有不同的局限性。以第一代知识管理系统产品为例，只着眼于为企业提供基本的办公流程化控制功能，第一代的传统型知识管理系统的编程方法过于复杂，而且对于软硬件的要求过高导致其成本高昂，当初的企业只有非常大型具有雄厚财力才能用得起这样的知识管理系统。
伴随着下一代产品的出现，这种产品革新让使用第一代产品的用户面对新的知识管理系统更为强大的功能设计、有所降低的费用而言，无疑具有很强的吸引力。另外更为关键的一点是，一旦在第一代产品不能满足企业更新更细节的要求之时，到时再把知识管理系统进行升级换代将是一件几乎不可能完成的任务。因为二者所使用的设计方法和架构都基本不同，难以转换。
同时，积累的非常多的办公数据库也难以进行转移，这便使得用户面临“进退两难”的境地。由此便可以看出当用户面临知识管理系统的革新时所面临的困境，技术的革新带来的是更为先进的产品选择，然而如何放弃并顺利更换新一代的产品，既是技术上不易解决的难题，又是在具体数据转移上难以解决的问题，因此要么彻底放弃上一代的产品，要么继续沿用旧的产品却可能要面临难以满足的一些功能需求。
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