在启动流程管理系统项目时，企业通常都从详细的流程图开始着手，流程图要真实的刻画工作的流向或者导致不同路径的业务规则。这些流程图虽然最初有益于促进员工理解内部活动，但是会随着任务日益复杂而不断失去价值。而且，在最初的流程部署之前，新的规则与问题常常会忽然出现。所以，我们可以看到因为变化无时不在，实际上我们永远都完不成流程图。
为了避免这些问题，许多公司正在采用一种新的具备适应性的流程发掘方法。这种方法使流程自动化的部署不需要完整的流程图与定义。适应性的开发方法压缩了流程发掘的前期工作量。企业业务流程管理团队仍然包括策划流程实际内容的业务与IT代表。业务团队也与流程专家紧密配合：业务管理人员提供流程、业务环境以及流程与规则所带来的影响等详细知识，而流程专家则在需要的情况下实时地定义流程走向、规则与确定工作的接收者。这个团队负责确保流程能能够快速变化调整以支持独特的业务需要。
从业务发展的角度来看，上述要素按照从最灵活（角色）到最不可变（数据模型）的顺序排列，因此，他们也反映了IT 与业务部门之间的责任分配逻辑。IT系统包括基础设施，以及开发、实施、管理流程的协调技术方面，比如数据、表单与整合。业务经理通过流程专家的指导来管理流程的动态业务部分，比如工作流向、规则、异常情形与用户角色。其他要素（规则、步骤与表单）的责任基于流程的特定细节，所用的流程管理系统产品的性质，用户环境与团队的具体技术可能有很大的差别。
典型的流程管理系统开发通常要求在任何自动化工作实施之前要详细界定一切规则与决议。适应性的发掘方法只需要把很少的时间与精力放在流程的动态细节上面，比如异常情况的处理。采用了适应性的发掘技术，IT系统通常能够把大约60%至70%的工作自动化处理，同时还让业务经理们能够在流程管理系统技术下修改流程。这样，业务部门就获得了更大的机动性，也让IT部门有精力去集中关注更高层次的活动，而不是不断地为流程建造模型。
企业只需简单地对工作的流向与责任进行动态地调整，毋须变更核心流程的定义。这是流程管理系统的一个关键性能指标。上述流程管理系统方案的每一个要素都应该能够独立管理，改变其中一个而不会导致其他的发生变化。每个部分可能用法不同，顺序不同，但是他们本身不会变化。这种方式降低了为管理变更重新分配职责的风险水平。 |
