传统的设备管理主要是以人工抄写记录存档的运行模式，进入信息时代，陈旧的管理模式不能适应新时代的要求，存在着操作速度慢、散乱、复杂等一系列缺点与不足。由于散乱、复杂，很可能文案丢失的情况，而且查找也不方便，给管理工作人员带来很大程度的管理滞后，增加了成本，降低了企业生产力。
在市场竞争越来越来激烈的大背景下，提高企业生产力，降低成本是当前惟一解决有效途径。正所谓“工欲善其事，必先利其器”，利用社会上出来的先进技术开发出新的设备管理系统，能够有效地提高企业的工作效率，为企业更为稳定地创造经济效益。
因此，应用设备管理系统能够把设备管理由被动管理转为主动，它的使用将极大地提高设备管理部门的工作效率，使设备管理人员解脱了繁重的手工劳动，实现了设备整个生命周期的计算机化管理，同时再与使用单位内部网络配合的基础上可以实现无纸化办公。
设备管理系统的实施能够为企业建立强大、规范的设备管理体系，通过设备管理软件在日常运行中对设备的运行、变动数据进行统计，通过即时的数据传递、流转，对设备实施监控与管理，有助于及时处理设备故障，提高设备运行效率。
设备管理系统能够实现设备集中管理，同时在设备管理软件中引入了标准的设备维修保养技术，帮助企业提升设备的维修保养计划管理能力，减少人为造成的设备故障，降低设备维修成本，提升设备质量，保证设备运行顺畅高效，从而也保证生产效率的提升。
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