由于文档功能的特殊性定位，致使管理员和文档操作员必须在除了简单的上下级区别外，还有合作意味的关系。所以，这其中的信息管理流程，需要以一个规范的文档管理系统来管理。
房地产行业文档管理系统的优势主要表现在三个方面：
1、企业文档管理无纸化，环保又方便。传统的文档管理方式，都是经由人事部门及财务部门工作人员先进行信息处理，再进行录入电脑工作，再经由局域网等形式汇总，这其中一个涉及时间迟滞性，还有就是工作效率极其低下。这种传统的纸质企业文档管理，一是会有很大的体力消耗，二是在精力上也是不小的付出，而且这种辛苦在很多时候往往没能得到满意的回复。而无纸化企业文档管理，只需在电脑前点点鼠标，在体力上几乎没有多大的消耗，而且在环保、效率方面做得要比传统的企业文档管理科学得多。
2、科学管理，安全可靠。传统的企业文档管理方式，都是一份份独立的信息，一个员工对应一份，而这么一撂的资料，经常会由于各种原因，丢失或是污损，给企业文档管理和工作管理进程带来很大的麻烦和不便。而企业文档管理系统的动作，只需做好系统数据库的保护，以上问题可以迎刃而解了。
3、简化工作，促进其他方面的综合发展。由于房地产业文档管理系统的介入运行，可以使工作人员腾出更多的时间，做更多针对性的服务。
随着全球性的现代技术，网络，信息技术的飞速发展，高效，便捷，优质的数字模式也受着大家的青睐。在计算机技术和网络技术的飞速发展的今天，内部各业务系统建立在内部的迅速增加文件数量之上，为了提高效率，方便搜索，查询，保密，必须要通过特殊的文件管理系统有效的管理。越来越多的开始建立内部的各种电子文件的统一管理的电子文档管理系统。办公自动化的普及与应用，促使电子文件管理已经成为必然。
由于固有的电子文件，从传统的纸质文件不同，他们的传输，存储的特点和档案管理的各个方面都是前所未有的挑战。在新的形势下，如何做好电子文件档案管理工作成为摆在我们面前的事实。这项投资业务或未来的有序和高效运行的组织，将迅速成倍的回报。越来越多的国际公司开始使用文件管理系统，以提高其工作效率，简化工作流程。因此文档管理系统的应用范围和应用前景良好。
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