知识管理系统在组织的IT系统中不是孤立的存在，必须跟其他已经存在的业务系统、其他管理系统紧密结合。
尽管许多人口头上都知道知识管理不仅仅是一套软件和系统，但在实践中，许多实施知识管理的企业，其知识管理的实施都是从购买了或价格低廉或昂贵的知识管理软件、系统开始的。
由于知识管理系统的理念在国内传播的时间还较短，许多企业的人员对知识管理并没有全面、客观的认识，这样就造成需求方和知识管理软件、系统的厂商间存在着信息不对称，知识管理软件和系统厂商的“忽悠”将许多企业的知识管理系统的负责人弄“晕”:每家软件厂商说的听起来都很有道理，都没错，都仿佛很高深，都许诺他们的软件和系统能够解决企业的问题，让人无所适从。
有一些机构已经购买了知识管理软件、系统才发现问题:这些软件跟自己的需求不搭界，或者虽然满足了部分需求，但关键的需求和关注点却没有满足，造成项目的失败。
系统与知识管理的关系
知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易成为知识管理实施的障碍。
知识管理本质上是一种管理的活动和实践，所以知识管理系统的作用不能被无限的高估，这也是国际知识管理界的共识。我们认为知识管理系统的主要作用在于对显性知识的有效管理(获取、评估、存储、分享、利用和创造)和创造一个方便隐性知识显性化、共享的氛围。
有据可查的记载，最早的知识管理项目是一个美国Chaparral Steel的公司实施的，那时候有关互联网的技术还不存在，局域网的发展还处于早期阶段，知识管理系统的相关的技术还没有充分的研究，因而当时的知识管理实施不可能有一个很好的IT系统支撑，他们依靠内部管理和公司战略，明确知识管理活动内容等来实施组织KM。通过知识管理实施，现在该公司仍然是钢铁行业内质量与效率的领先者，同时他们一直保持了不太注重技术和平台的知识管理实施方式。
在对待知识管理系统上最大的错误观念就是将知识管理等同于知识管理系统，认为有一套系统就实现了知识管理，就成就了知识型企业，这是很有害和错误的观念:知识的载体和创造者、使用者都是知识工作者，所以知识管理的根本还在于人，知识管理系统本身不能带来知识管理的实现。
进一步说，知识管理需要发挥每个知识工作者的主观能动性，即便你强制每个人每天都必须用知识管理系统，但如果员工没有对知识管理的正确认知和主动参与，那么知识管理系统的使用就成为员工的应付，那么知识库就将成为垃圾库，知识管理永远无法实现。
对于知识管理系统的认识，我们认为知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，知识管理系统本身虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易的成为知识管理实施的障碍。就是说，如果有一个合适的知识管理系统只是打下了一个知识管理实施的基础，但如果知识管理系统不适合组织的业务、不能够满足知识工作者的应用需求，那很容易成为知识管理无法实施下去的原因。
如何选择
如何选择？
第一位的是你的需求明确。另一方面要考虑变化、人(使用习惯、简单易用等)、业务流程。
组织选择知识管理系统的过程，也是组织的知识管理需求明确的过程。只有明确了对支持知识管理的IT系统的功能需求、技术平台需求，加之对现有信息系统现状的分析，才能够制定出一个详细的知识管理系统需求说明，才能够去选择系统。对于系统，不少大型企业选择了自行开发，对于外购系统也要考虑是购买成型的产品还是购买可以二次开发的系统平台。
知识管理系统的选择必须考虑组织架构和业务类型的变化。当前，组织的外部环境不确定性比较大，组织架构和业务类型变动的几率也较高。所以知识管理系统的选择中必须考虑到系统的“柔性”，如果组织架构变动了，系统如何做到“虽需应变”。例如原来某几个人属于某个部门，某部门属于某事业部，如果将这个部门调入另一个事业部，其知识存量怎么办？如果部门撤销了，属于这个部门的知识该怎么处理，系统是否支持自动、快速的具体到岗位、部门的变动都是必须考虑的问题
在知识管理系统的选择过程中，必须考虑到以后使用的员工的习惯、文化背景等因素。人是知识的最重要载体，是知识的使用者和创造者，所以在选择知识管理系统的时候除了功能的需求外，必须考虑系统的可用性、易用性。不论这些系统功能有多么强大，但如果不符合用户的使用习惯、有较陡的学习曲线，这样的系统很难在组织内真正发挥作用。
知识管理系统必须为所有使用的员工创造一个自然、简便的操作环境，结合每位员工完整的日常工作，做到在日常工作过程中自然的进行文件管理、知识分享、知识利用和创造，从而让企业自然而然地建立知识管理基础架构，成功迈向知识管理之路。
知识管理系统必须是融于员工的日常工作的，而知识工作者对知识管理系统的使用应该就是工作的本身而非额外的工作。让使用者在日常工作中自然而然地保留经验与知识，是收集知识最有效而快速的方法。让员工在工作的每一步都能获得以前的知识积累是提高知识利用率的法宝。
如果将知识堆积起来等待员工去发掘，这样的“知识库”很难让员工有兴趣去使用。提供员工一个更有效率、更方便的工作环境，让所有人在最方便的环境中，以有效率的方式沟通，创造全新的优质工作团队。 |
