联网的发展使得协同工作方式发生了巨大的变化，商业体系越来越复杂，工作方式越来越具有流动性和移动性，客户越来越分散，上、下游伙伴联系越来越紧密，而地理位置却分散在全球各地，并处于不同的时区。这样，企业需要一种更高效的“沟通协作”系统，来更有效地管理建立在人和团队基础上的交流与互动，全方位地整合和优化企业的所有信息资源，更灵活地调整流程，以最终达到管理并提升企业核心竞争力的目的。这就是说企业必须选择一种适合他们自己的协同软件。
具体来讲，企业对协同的需求，从根本上可以围绕团队分为两个范畴。第一个，是团队成员的交流与通讯。传统上，交流与通讯的方式是有形的，物理的，例如电话、传真、打印传递、磁盘交换等等。而在今天，一个具有真正竞争力的企业必须整合并灵活应用多种沟通方式和渠道，包括电子邮件，即时通讯，手机短信，在线感知，文件即时传送等等。第二个，是团队自身的协作与管理。传统上，团队的工作方式必须是通过面对面的会议，发生在固定的组织内，要有专用的办公地点等等。而今天企业所面临的挑战是跨组织，跨地区，跨网络，和跨流程的团队的存在。企业日益需要为这些团队提供虚拟的协作空间，使团队内的信息与文档得到及时交换，丰富成员彼此之间的交流工具，并管理信息生命周期的完整过程。
另一方面，在今天的网络环境下，企业中的团队成员需要可以在各种情况下进行高效和灵活的沟通和协作。首先，用户希望在没有任何网络连接的时候，同样可以进行工作。这样就要求在离线时的体验与在线时是一样的。而当可以上网时，即便网络中没有服务器的参与，马上也可以同步;当然，服务器在局域网中存在的时候，客户希望可以利用服务器，调取有用资源，集中存储信息等等。互联网存在时，客户也希望可以采取VPN的形式，实现安全的传输。面对工作环境的多样性和复杂性，怎样保持团队的高效和灵活，企业就要求在上述几种环境下，都可以实现安全的、高度的协同。
归根结底，一个企业希望在管理活动中，企业的核心竞争力可以得到持续的提升，而核心竞争力的增强，又在于企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作，也能实时共享各种信息、关系资源，从而最大激发他们的创造力和主观能动性。
同样的，在一个完整的商业生态环境里，企业如何最快地对复杂的市场需求作出反应，如何最大地发展和利用宝贵的商务关系，如何无缝地衔接各种业务流程，如何更成功地管理与合作伙伴的共有的知识资本与关系，都对协同提出了更高、更广和更深层的要求。事实上，协同已不仅仅是企业成长的要求，更是企业在激烈的竞争环境中生存的根本保障。
企业在管理演变的过程中都需要面对诸如：制度理解不清晰、缺少基础的流程执行工具等企业运营层面的问题；信息共享不彻底、缺少知识传递共享平台等信息共享与传递层面的问题；跨部门工作协调难、缺少统一的工作沟通平台等人员协助方面的问题。这一系列的问题只有借助有效的工具才能够解决。
无论企业处于发展中的哪一个阶段，都需要借助信息化的工具和软件来解决上述企业内部存在的问题，即“企业内控”问题，在特殊的经济形势下，挖掘和利用企业已有的各种资源，控制企业在各方面的成本减少不必要的支出更是企业要优先解决的问题。借助协同办公（OA）软件来完成企业管理目标的实现、减少人员流失带来的损失、进行工作任务的执行跟踪、控制成本和预算等，实现文档电子化，以转变工作方式为核心，使数据集中，便于分析和管理；实现网上办公，以效率为核心，快速找到客户，促进员工内部沟通加快响应，促进协作提高工作质量，网络、移动办公可以节省时间；实现制度规范，以提高执行力为核心，让制度来规避风险，用标准来提高效率，通过执行来发现问题；促进企业全面提升，以企业效益提升为核心，让客户更满意，员工效率更高，企业管理模式更标准，管理成本更低廉，扩张更迅速。协同办公（OA）软件使企业在经济危机的艰难时刻，提升效率和降低成本，节省人力、物力、财力。 |
