使用项目管理系统可以确保文档归档，并保存在云端。这样你可以轻松管理和不间断地访问文档。项目团队在任何地方、任何设备上都能立即使用项目管理系统，团队成员之间可以共享和更新文件，保护重要文档，使它们永远不会丢失。

项目每个步骤的文档都需要安全记录和存储，没有项目管理系统，这就需要在纸上完成。文件很容易丢失和过时，并且需要大量时间和精力进行归档。使用项目管理系统，就可以快速整理。

良好的沟通是建设项目的基本原则。使用项目管理系统，方便工作的衔接和任务的再次分配。随时了解项目的最新情况，知道下一步该做什么。同时，项目管理系统有效确保每个部门之间沟通畅通无阻。由于员工之间沟通顺畅，信息可以快速传递。

项目管理系统能让项目经理及时掌握项目进展，项目管理系统还有助于把复杂的任务分解成简单的任务，项目经理能及时了解整个团队进展到哪个环节。如果对各个成员进展根本不了解，那么他对整个团队方向的发展根本不明确，不利于做决策。

有了项目管理系统，项目经理可在整个过程中查看结果并迅速做出调整，这样能够确保更好的结果和避免产生更多的问题。项目管理系统增加了信息获取的便捷性和及时性不仅能减少问题，还能节省更多资金。