项目管理系统通过对工程项目信息的管理实现信息的集中化、数字化、完整性、一致性、安全性和可检索性。有了项目管理系统，一方面有利于统一项目建设过程中各项业务流程、报表的格式，项目管理系统使管理工作更加规范化，在工程建设过程中对业主、监理单位、承包人起到导向的作用，另一方面也方便浏览，将重复性的管理工作程序化，并且利用项目管理系统实现智能管理，可以大大节约项目管理人员的精力，提高项目管理的效率与水平。

项目管理系统可以提供一个机制，使各土木工程项目参与方很好地协同工作。在信息共享的环境下，通过项目管理系统自动完成某些常规的信息通知，可减少项目参与方之问需要人为信息交流的次数，并保证信息的传递变得迅捷、及时和通畅。此外，项目管理系统有利于改变项目参与各方杂乱无序的传统沟通方式，实现有序的在线协同作业，项目管理系统使项目成员间的沟通、决策具有一致性和协同性，更好地实现项目整体目标。

实施项目管理系统，能对工程项目质量、安全、进度、投资进行动态管理，并将管理人员从繁杂的、重复的事务性工作中解脱出来。项目管理系统减小了劳动强度，将更多的时间和精力放在关键性的管理环节上，提高了管理效率，从而及时发现问题，保证项目顺利执行。

工程项目往往涉及多个项目参与方，由于项目参与方的分散性，使得各方在沟通方面消耗大量的人力、物力、财力。项目管理系统的应用，改变了许多信息加工、处理和发送的方法，利用项目管理系统平台进行信息沟通，意味着信息传递具有速度快、信息容量大的特点。通过项目管理系统进行信息共享，信息可以同时传递给多人，而且往往由于不受时空范围的限制而使远距离的沟通更便利，提高了信息沟通的互动性和快捷性。