市面上不断的出现知识库管理系统，而不同的供应商生产出来的软件平台会存在功能上的差异。再加上，市场上的信息总是会有两面性的，所以在很多时候需要用自己的智慧进行判断，而不能盲目的跟风。那么如何选择一个适合自己的的知识库管理系统？
一、数据的存放
企业使用知识库管理系统，就是让企业员工可以随时随地进行阅读文档、工作资料等，所以选择知识库管理系统，需要看它是否支持本地所有类型文件的上传、下载等的文件修改。同时看知识库管理系统能否把数据自动存储到知识库中，即使群组解散，文件依然长效保存。
二、文件夹授权管理
知识库管理系统的文件夹权限设置灵活，可以根据企业文档的重要区分，对于可以共享的文件，可以让员工可以选择将文件夹共享，方便他人共同查阅，员工也可直接查阅、下载、打印其电子档。另外，为了知识库管理系统有些需要保密的文件，就可以通过设置阅读权限，确保数据安全、不被泄露。
三、扩展性
扩展性是选择知识库管理系统必须关注的一个功能之一。因为企业的发展并不是一蹴而就的，所拥有的知识库管理系统也需要不断的进行更新，才可以满足企业员工的发展需求。而且，这个扩展性能在原有的基础上进行，知识库管理系统不需要重新进行开发。这样，才能确保不会造成二次开发，浪费时间与金钱，也能保证数据不间断的进行衔接上。
四、从实际出发
企业选择知识库管理系统，最终就是为了满足实际需求。所以，选择知识库管理系统，需要在提升IT资源利用率的基础上，能够实现云资源的统一管理，实现与企业内部流程的融合和交互，最终实现云平台的自服务。
综上所述，知识库管理系统可以实现高效的资源存储、管理，特别是在为企业的知识管理上实现无纸化办公。
