在知识管理理念逐渐为广大管理者所知的今天，不免存在这样一种现象，很多管理者对知识管理有着错误的认识。在他们看来，知识管理无非就是一个文档管理系统或者就是OA，这样就造成了知识管理不能引起足够的重视，如同很多人不习惯对日常工作及所学知识进行有条理的整理一样，真正要使用这些知识的时候却很难找到。对知识管理的错误理解，最终也导致了企业的知识管理工作仅仅成了简单的文档管理工作。现在，我们需要正视知识管理的价值，更需要有效的利用好知识管理来为企业创造价值。 知识内容有体系：企业知识一般都具备一定的知识分类体系，灵活的内容组织方式，以及具有定期的内容更新和维护机制，这就保证了知识内容质量能够及时满足业务工作需要。如若能将企业内零散的、有价值的知识组织起来，也定将会为企业长远发展大有裨益。 知识管理有章可循：假如企业中有知识管理机构的有效推动，知识管理部门在知识管理工作中有着良好的定位，还建立起了有效的知识管理机制，员工在工作中遇到的问题就可以有据可依，找到相应的负责人员使得管理困难得以解决。 倡导知识共享的自觉性：在知识全球化的大背景下，做到共享知识应该是一件引以为豪的事情。透过知识管理平台，员工可以更好的分享知识和交流学习，最终成为一种工作方式，使员工习惯共享、乐于共享。这样既可以减少企业培训学习成本，又可以真正加强员工知识管理中的工作能力。最终形成良好的企业文化，使企业竞争力得以提升。 知识管理系统工具化：知识管理系统是作为企业日常事务的核心工作平台，并逐步建立起需求、调整的工作模式，同时随着新系统的建立，要注意对其集成，旨在消除知识盲点。
知识管理系统提供精细、准确、与企业贴切的知识分类管理。在文档保存到知识库里时，系统保留文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间，分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明，同时这些信息也可以用于文档的搜索。
更重要的是，知识管理系统为企业提供了可定制的知识分类管理模式，企业可根据业务设置文档类型，例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为“合同”的文档可以包括“业主”、“合同金额”、“项目代码”和“项目日期”等属性，当最终用户上传文档的时候，可以选择“合同”索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后，用户可以基于这些属性进行搜索，在精确查找的结果上力求精益求精。
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