知识管理系统在前期的推进主要是由管理层到员工的自上而下的模式，然而，从长远的角度来看，这种模式是不适用的。要使企业的知识管理具有旺盛的生命力，还是要靠所有员工的努力。 知识管理系统 服务于员工的工作，成为他们工作中不可或缺的助手，员工既服务于这个平台，也依赖于这个平台。这就是我们提倡的变知识管理为知识服务。
知识管理系统的作用在于管理企业信息流，将人与人、人与信息联系起来，把正确的信息及时传递给需要它的人，以便他们对信息迅速采取行动。创造竞争优势需要开发和利用企业中的知识。企业智能来自员工的知识、技能和思想的交流，也包括历史和现有知识的利用。
随着科学技术的发展，人类进入信息时代，信息逐日呈几何倍数增长。信息的高速增长为企业探寻商机、发现问题、提高效率提供了可能性。挖掘信息中的有用知识并加以合理利用，将为企业的可持续发展带来巨大动力。越来越多的企业管理者认识到，知识和知识工作者就是最有生命力的资产，组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。通过建立高效实用的知识管理系统，挖掘固有知识、实现知识共享、引导知识创新，最终实现企业的可持续成长。
知识管理系统的选择应该是在对企业知识管理实施的目的、企业的核心业务流程、核心知识流程、知识管理战略确定后，自然而然所形成的对IT支撑平台的需求。而不是相反，有知识管理系统厂商来协助进行需求的分析(这样需求分析的结果大部分都是“你的脚多大我的鞋就多大”)。知识管理系统的选择必须考虑功能能够满足主要的需求，具备良好的可用性、适用性、扩展性。
知识管理系统是适应知识经济时代发展的需求而产生的，是管理学科的思想与理念向纵深发展的结果，是随着人们对资源认识的不断深化和企业管理能力的不断提高而发展起来的。知识管理系统是以知识为中心的管理，旨在通过知识共享，获取和利用知识来提升企业竞争力和反应能力，以迎接经济全球化竞争的挑战。
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