人们经常指定个人任务，这些任务是整个团队试图完成的更大项目的一部分。项目管理系统通过讨论任务、工时表、依赖关系、出色的工作等，项目管理系统为员工提供了一种在项目上进行协作的方法。
预算是控制项目中最重要的项目之一。任何业务的前进方向都取决于你在提供的预算范围内能否实现良好的交付。项目管理系统可帮助控制从最初的工作陈述到最终交付的预算。借助预测，你可以通过关键财务指标了解每个项目的财务状况，有了项目管理系统，能够跟踪计划支出与实际支出之间的关系，并确定你的收入或支出来源。
项目管理系统为团队内部以及对外为客户和其他利益相关者开发了一个有关任务和项目的沟通渠道。项目管理系统能够有效提高透明度和沟通能力，除了内部交流之外，公司还应该能够与来自同一地点的客户和供应商进行沟通和协作。他们可以使用项目管理系统为客户提供登录和查看仅与他们相关的项目数据的能力。这样，客户可以在同一位置提供直接反馈，进行编辑和查看项目进度。
项目管理系统的另一个经常被提及的优势是提高了客户满意度。当你在预算之内迅速完成一个项目时，客户会面带微笑地离开，满意的客户将再次出现。项目管理系统提供了允许该客户或供应商关系继续进行的工具。 通过应用基本的项目管理系统策略，你可以缩小你的关注点，实现目标并提高交付能力和成功率。
