最初对于知识管理系统的应用只是一些大型公司的“专利”，一方面是由于在初期的发展之中，只有一些大型公司的管理最早进入到现代化管理的模式之中，对于更加高效的管理模式有迫切实际的需求，以利于提高公司的竞争实力，而大部分的中小企业的传统人工管理模式还能够满足企业的运转，对于更加高效现代的新型管理模式需求并不迫切，另一方面则是由于传统型的知识管理系统由于研发技术和理念的限制，使其成本费用过高，非一般的企业所能承担，这种性价比较低的情况导致了中小企业对之望而却步，难以为这样的管理工具支付过高的成本费用，这就从整体上限制了知识管理系统的应用。
从第一代传统型的知识管理系统发展至今，其间出现的项目型知识管理系统充分考虑到项目型产品对于企业的个性化需求难以满足的缺憾与不足，用周期更长、力度更大的研发充分考虑不同企业的实际情况，从而实现了较好地满足企业的个性化实施需求。然而，与此同时产生的问题则是过于注重满足个性化需求，导致研发周期长、研发成本高、研发技术复杂，使得项目型产品的性价比相较传统型产品而言并没有实质性的提升，仍旧成为一些大型企业才能承担的“奢侈品”，对于一般的中小企业而言这样的性价比难以称上得划算，因此也就难以改变以往知识管理系统应用范围有限的局面。
因此从知识管理系统的发展和应用历程看来，要实现知识管理系统的广泛性普及至少需要两个基本条件：一是企业的管理水平不断提升，无论是大型企业还是中小企业的管理逐步进入到更加现代化，更加追求管理水平和效率，因而便更加切实和迫切地需要引进帮助实现这一管理目标的知识管理系统；二是知识管理系统产品自身的研发技术不断进步，利用更加先进的技术和设计理念一方面做到满足不同企业的个性化需求和切实的需要，另一方面使产品的研发成本不断降低，采购成本不断下降，使得性价比更高，更易为企业特别是数量规模占比重较大的中小型企业所接受，如此方能引发普及应用的高潮。
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