良好的信息管理是实现有效的知识管理系统的基础。
在工业经济向知识经济迈进的新时代，我们发现在世界范围内，人们对日新月异的信息管理技术的热情不断高涨，对构成信息管理基础的通信网络技术和计算机服务技术充满深深的惊奇。 然而上过Internet的人大都有过这种经历，面对信息的海洋，人们像迷途的羊羔，要想找到自己需要的那一撮青草，尤如在垃圾堆里刨金。Internet中的信息固然有许多可以转化为知识，但信息与知识却有本质的不同。
首先，知识是不能和人分离的，它只存在于人的实践过程中，而信息却可以独立于人之外存在。 其次知识具有动态的属性，它只能在知识劳动者对信息的运用中体现，并可能在交流中发生裂变、聚变从而创造出新知识，而信息却是静态的，它无须人的交流与运用也照样能存在，比如一个广告牌，虽然是静态的，但它本身集合了许多信息，可我们却不能说它具有知识。
随着人们对知识与信息的理解日益深刻，技术派对知识管理系统的阐释的局限性充分暴露。如有的人将知识管理系统混同为信息管理，将其定义为：对数据间关系的理解，为管理数据所制定的明确规则以及对数据库准确性和整合性的保证。这样的理解，基本上以技术自身当中内嵌的规则和程序为基础，所以它事实上只适用于一种独立于人之外的稳定的可预测的组织环境。而对于动态的不可预期的以人力资源管理为核心的知识管理系统，它显然无法正确分析、研究、阐释。
但是技术派的信息管理却又是实现有效的知识管理系统的基础。 知识管理系统从结构上可分为对人力资源的管理和信息管理两个方面，而信息管理又可分为三个层面，最底层的是通信网络，用来支持信息的传播；第二层是高性能计算机服务器层，这是存取信息、数据的关键环节之一，与通信网络一起为信息管理提供硬件支持；第三层是信息库、数据库系统层，它是信息管理系统的关键层。它和计算机服务器层一起组成了信息管理系统的高性能信息、数据服务器，为各种信息转化为知识的应用提供了有力的支持。
不难看出，信息库、数据库系统层是信息管理的核心。
它的功能包括：
第一，存放经过整理、归类的信息； 第二，提供获取各种人类专家的个人经验的工具； 第三，为应付人类知识的更新，提供必要的维护手段。其目标就是最大限度地实现知识资源的共享和交流因此，对构成信息管理系统的基本要素，如数据库、文件管理系统、人工智能、电子邮件、群件技术的开发应用等都是信息管理的重要内容，也是有效地实现知识管理系统的硬件基础。
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