数字化、信息化是企业人力资源管理的发展趋势，激烈的市场竞争也迫使企业改善管理效益。在进行HR软件选型过程，企业若有明确的需求情况，这样有助于供应商尽可能提供接近自身需求的HR软件方案，企业要选择合适的HR软件必须要明确自身需求情况。
一、功能需求情况
HR软件涉及的功能模块有很多，而且每个模块亦有很多的细分功能，不同的模块和功能对HR软件价格是有着较大影响，所以在HR软件需求分析中企业要明确自身所需要的功能应用，有着具体的功能、性能要求描述，同时常规应用能否满足，HR软件是否需要进行功能的二次开发和定制，这样有利于供应商提供准确报价进行对比了解。
二、企业情况概述
不同行业其在管理上都是有着自身的领域特色，而且不同企业情况其面对的管理情况也是有较大差异，供应商只有在了解企业行业特点，了解企业的规模情况、面临的管理现状、需要解决的管理难题、明确项目的建设目标，将这些情况进行简述能让供应商快速了解情况和，从而为企业提供合适的HR软件方案建议。
三、硬性要求情况
除了主要的功能需求外，企业亦需要对其他硬性要求情况进行说明，例如：需要支持的员工数量、现有IT基础设施环境描述、对HR软件程序语言是否有规定、是需要云端还是本地化部署、需要对企业现用的那些软件进行对接等等，这样方便供应商判断自身的HR软件是否能满足需求。
明确HR软件的需求分析可以避免后续选型工作远离制定的目标，能够大大缩短企业的选型周期，降低选型风险和成本，是HR软件选型前需要提前明确的重点。
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