建立起全面的知识体系之后，企业接下来将面临一个更大的挑战：那就是知识管理系统如何有效实施、持续更新和优化，让知识精髓不断沉淀和传承下去，以免知识库慢慢因为缺少动态更新而变成一个垃圾库。如此大精力的投入为企业带来的益处也是不可小觑的。 1.可以加快作业与学习速度，降低成本协助快速寻找相关资料与经验，缩短作业时间透过知识分享，加快学习速度避免不必要的重复工作，降低作业成本。 2.可以鼓励创新 分享组织内优良榜样与范例，促进学习，激发创新能力 3.可以确保品质，提高客户服务质量 记录客户资讯，掌握顾客需求，并确保作业执行的一致性与执行成果之品质。 4.可以增进企业形象与商誉 建立企业优良形象与商誉，并吸引与维持优秀人才，建立竞争优势 例如有效的知识管理系统给IBM的开源节流带来了举足轻重的收益。IBM在实施知识门户之前在全球拥有155个数据中心，31个独立的网络，上百种客户端配置支持多达16000个应用。实施后锐减到16个数据中心、全球唯一的网络、四种标准客户端和7500个应用。 IBM 在2001年通过将33%的课程通过网上教学实现，节约了3亿7500万美元；客户自服务系统处理了超过4000万美元的交易，为IBM节约超过700万美元；集中的新闻资源管理、e-meetings和即时通讯也节约了可观的费用。 费用的节省还不是知识管理系统的最大贡献。IBM显然更加看重由于经验的传输和互动的学习对员工技能的提高。因为有这样的一个全球“大脑”，公司可以对IBM各个领域的客户进行实时响应，提高服务水平。经过“知识注入”的IBM员工能够在与客户洽谈业务的时候用“一样的语言”沟通，提高了竞标和签单的成功比例。 知识管理系统如何有效实施
很多情况下，实施知识管理系统的企业能够为知识管理提供了预算保障，并比较顺利地实施，但最后却发现只有很少员工实际在用它。因此知识分享的激励机制，是知识管理实施中的非常关键的问题。
其次企业需要建立对知识管理实施过程进行跟踪和评价的机制，通过评估和反馈来指导和调整实施过程。 总之，知识管理不仅仅是一个项目，更是一个长期的持续改善的过程，更需要企业在此方面投入的保证。在实际实施的项目中，往往因为知识管理项目不像ERP等项目那样与业务结合的如此之密切，或者对业务的影响没有那么明显和直接，而更容易被忽视。缺乏长期的支持和持续性的优化改善必然导致项目的失败。
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