知识管理软件集中来说就是使得知识在共享中增值。企业人员要想得到提升，首先让人想到的是企业培训，而这种培训相当耗费人力物力和财力的，如果有知识管理软件，企业人员完全可以通过自主学习，来达到提升自我的目的。
如何将一个不是很完善的创意，变的更好更加完美呢。俗话说‘三个臭皮匠，顶一个诸葛亮’，集思广益，这样的创意不仅能够完善，还能得到大家的认同，通过知识管理软件的实施操作上，会极有效率。而为了这种讨论式的创意，时时进行各种研讨会，又会得不偿失。但有这样一个知识管理软件就不一样，每个人不时的看一看别人的东西，在写点自己的想法，这样的话即没有损失什么，又产生出了优秀的创意。
工作流程，工作创意，这些资源是很有可能重复的，一旦重复，就会造成相当大的浪费，而知识管理软件能够很好的避免这一点。比如，某职工想提一个节能减排方面的创意，只要在知识管理软件录入完创意信息，软件便会自动将已有的包含“节能减排”关键词的所有创意显示出来。职工可据此确定自己的创意是否与别人的重复，如果重复，就不能上传。这就从入口处确保了知识管理软件中所有创意的唯一性，避免了创意重复带来的资源浪费，其余的也一概如是。
知识管理软件积相当于一个大型的具有历史的企业自身积攒的宝库，因为其自身融入了大量的信息，人员的想法，企业的推进经历，成功的合作项目等等，知识管理软件的使用能为企业带来一笔巨大的财富。而这些财富，除了让前人腆怀，更加重要是给后人照亮前路。但是因为时间的流失，人员的变动，这些财富很难被积攒下来。在这样的情况下，知识管理软件，就起到了很好的中间作用。
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