在对知识管理系统供应商进行初选时，知识管理系统实施项目组应该着手准备需求建议书。需求建议书是用户为确保知识管理系统供应商理解项目的需求，并在此基础上提供项目建议书，编制而成的需求规范。需求建议书不能确保用户据此就能获得理想的知识管理系统解决方案，但却可以帮助用户发现那些接近自身需求的知识管理系统。编制需求建议书的过程实际上也是用户进一步明确自己的目标与需求的过程，并以此建立起用户与供应商深入沟通的桥梁。知识管理系统需求建议书可节省选型时间，并使得各供应商之间的比较变得更容易，可以避免一些潜在疏漏。因此，编写知识管理系统的需求建议书十分必要。
一旦完成了需求建议书编写，就可以将其发送给那些经初选认定的具备竞标资格的知识管理系统供应商，并给这些供应商预留2—4周时间回应。在此期间，知识管理系统供应商会不断对RFP提出一些疑问，必要情况下，知识管理系统实施项目组需要就此对RFP进行修改，并以正式的形式统一通知所有参与竞标的供应商。
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