公司使用设备管理系统最常见的方法之一是将其作为工单和其他维护任务的通信工具。在设备管理系统存在之前，员工会使用穿孔卡片来传达需要完成的工作。随着计算机的出现，这个笨重的方法已经被设备管理系统替代。
将设备管理系统看作是一个工单系统有助于这场辩论，因为它是多少公司从实现这些工具中受益的一部分。随着新的设备管理系统产品帮助商业世界现代化，最初设计用于跟踪对资产进行的维护发展成为一系列新任务的目标，而这些任务曾经完全是其他系统的内容。设备管理系统就是一个很好的例子。随着它的发展，设备管理系统和EAM之间的界线已经开始模糊。为了保持竞争力，设备管理系统供应商正在市场上向设备管理系统系统添加更多EAM类型的特性，因此这种混乱是可以理解的。
设备管理系统背后的想法是需要一个集中式的空间来跟踪所有现有的工作命令和维护要求。当你没有这些集中的空间时，东西就会丢失，而物品就会被忽略。邮件被意外删除，备忘录被放错地方，大家都以为张三要做的工作其实是李四的等等。
在许多公司中，设备管理系统的主要用途是作为一个数字系统，确保维护任务由正确的人完成。它还确保维护请求被记录下来，并且每台机器或资产都有自己指定的维护监控。
作为一个集中的系统，设备管理系统对于诸如预测性和预防性维护等特定的事情可能是非常好的。它可能有一系列合适的功能，用于记录日常维修和维护中的所有内容。因此，对于一个只专注于保持机器运行的团队来说，设备管理系统是很好的，但对于一个负责制定长期资产生命周期管理使用决策的团队来说，设备管理系统则不是那么好。
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