在很多一开始还没有引入知识管理系统的企业中，他们一开始是如何保存重要的企业信息文件（或者说是重要的资料）呢？无非就是通过网络存储盘、移动硬盘、优盘等等，这种方式的好处就是可以将这些文件随身携带，从硬盘中传输出来也比较快。
但是缺点也很明显，你就算网络存储盘花钱买会员开通大空间，但是又能有多少呢？一个大型企业的重要数据可不止几个T就能搞得定的。而且安全性也可以说是很低，移动硬盘损坏或者丢了怎么办？这么重要的公司数据放在网盘上，你也放心？而且通过网盘管理企业知识信息文档分类也很麻烦吧！毕竟有的部门和员工是没有权限接触到其他文件的。
所以以上的几个问题就首先突出了知识管理系统对于企业在日常使用安全和存储量上的重要性。
引入知识管理系统的必要性（也可以说是重要性）
首先安全性
对外：
数据安全都是经过软件开发商，不断进行数据加密然后测试所开发出来的，各种登陆验证、登陆ip限制等等手段保证了将数据被盗窃的可能性降到最低。
对内：
进行员工账户的权限设置，没有达到一定级别或者部门主管的权限授权，员工账户是无法查看并下载某些重要文件信息的，很好的降低了企业机密信息从内部流失的可能性。
并且所有文件均会在企业的服务器上进行备份存储，即使本地文件损坏也可以从新下载。而且服务器上的文件数据存储量也是远远大于网络存储盘的。
其次，真正管理运用和今后企业发展层面上
管理运用：
可以将企业的知识信息（文档、合同、项目案例、案例经验、活动策划方案、ppt、图片等等）进行分门别类的进行管理统计，精确到何部门何人上传。
相对原来知识信息的原始手工管理，能够更系统的解决企业信息流通问题，通过更好的组织信息、分享信息、使用信息等运用关键词检索的手段，实现让各个部门和员工能够更快的搜寻到自己想要的信息。
企业发展：
铁打的营盘流水的兵，每家公司都会有老人离职，新人入职，如何让老人和新人做好公司业务的交接与培训呢？
知识管理系统将以往员工的项目经验、案例、文档等进行分类存储管理，在新人查询时能够准确的将其接替岗位的所有信息进行展示，并且也能够形成一个完整的培训机制，为企业的人才发展打下坚实的基础。
现在国内外对于知识系统的研究已经日益深化，逐渐从理论上研究深入到使用层面，知识管理系统以后会成为越来越多企业的必备选择，所以从现在开始就要重视，以备将来企业不时之需。
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