目前，在知识管理系统方面，人们常常认为这就是知识文档管理的意义所在。实际上，知识库系统的范围远远不止于此。我们认为知识库系统是支持企业知识管理的技术平台和解决方案。使用知识库系统可以促进企业知识的沉淀、共享、学习、应用和创新。
知识沉淀：知识收集和提炼的过程，使员工可以利用更多的知识和技能在日常工作中完成业务工作;
知识共享：以有形或无形的方式共享员工的知识，使企业的其他员工可以使用个人员工的知识；
知识学习：获得技能和经验的过程，你需要更准确和更有效地完成你的商业工作；
知识应用：通过运用公司掌握或由企业促成的各种技能和经验来完成业务工作的过程;
知识创新：挖掘现有知识，理解和掌握新知识，不断更新知识内容的过程。
从知识管理系统的概念及其实现目的可以看出，知识管理系统的范围非常广泛，不同的企业和不同的部门对知识管理系统的需求优先级不同。但是，KM系统的目标，构造原则和功能架构都有一些共同特征。
我们认为，知识管理系统建设的总体目标应该是实现“适当的人，在正确的环境中，并获得正确的知识”。基于这一总体目标，项目的建设将有效地完善知识管理系统，提高“信息知识”。
基于“知识信息”的目标，知识管理系统将带来信息技术应用水平的变化，主要表现在三个方面：
系统设计原则将发生变化 - 促进知识流动的知识管理系统机制需要成为系统设计中的重要考虑因素;
系统显示原理将发生变化 - 门户架构将成为系统构建的基础，有效实现“信息与场所”的联系
将有更多的功能-在现有业务支持和其他功能应用（如ERP、OA、MIS等）的基础上，将有反映KM特性的新功能应用。
知识管理系统机制
在知识管理系统机制方面，应能为知识管理的PDCA循环提供支持，有效促进知识沉淀、共享、学习、应用和创新的过程。
在P（规划）方面 - 首先，它应该能够进行分类规划，包括知识分类规划，知识关联规划，专家分类规划和知识社区分类规划;其次，它应该能够执行关键字规划以标准化企业内的关键字典。应该能够进行知识文档模板规划，更有效地实现内部知识标准化;此外，它应该能够实施整体规则规划，包括知识文档集成规则和个人点规则规划。
评价——能够按照设定的整体规则对知识文件整体和个人整体进行评价，同时能够对知识应用过程的安全性进行控制和审核。
在处理方面 - 应该能够对评估结果进行排名，例如：员工排名，知识排名，社区排名，考试排名等;此外，应该能够对知识沉淀和应用状况进行统计分析，例如，相关部门的知识增长和相关知识类别在一定时期内的增长。
在门户演示中，它应该能够提供对不同知识和IT应用程序的单一访问、安全交互、可自定义界面、个性化内容等。目前，该行业有各种各样的门户网站。无论使用哪种门户，所有门户的基本要求都是相同的，以实现从“系统功能导向”到“以人为本”的转变。
新增知识管理系统应用功能
“脑-脑”网络化：实现“隐性”向“显性”的转化，即“社会化”。在知识管理系统中的典型案例功能，如知识问答、专家解答、企业文库等。
“脑知识库”网络化：实现“隐性”向“显性”的转化，即“显性”。典型的知识管理系统应用功能，如知识库、知识社区、问答、竞争情报等。
“知识库 - 知识库”联网：实现“优势”到“优势”转换，称为“组合”，典型的知识管理系统应用功能如：知识搜索，知识地图等;
“知识库脑”网络：实现“显性化”向“隐性化”的转变，称为“隐性化”，奠定了知识管理系统应用功能的基础：e-learning。
参照行业模式，结合企业的具体实践，我们认为一个相对完整的知识管理系统体系将由通用的知识库应用功能（如知识文档、人才库等）、知识库应用功能（如客户等）组成。r）与业务紧密结合的专业部门的知识管理系统等，以及与其他知识管理系统专业系统的集成功能（如电子学习）。ng在线学习、企业搜索、即时消息等，最后通过企业门户、专业门户和个人门户显示，为企业员工提供个性化的知识服务。
专业部门的知识管理系统应用功能主要实现根据不同业务特点需要特殊处理的知识管理系统功能。例如，由于服务对象的不同，客户服务知识和IT服务知识不同于一般的文档服务处理。它们需要根据业务需求进行设计，以满足业务需求。
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