系统与知识管理的关系
知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易成为知识管理实施的障碍。
知识管理本质上是一种管理的活动和实践，所以知识管理系统的作用不能被无限的高估，这也是国际知识管理界的共识。我们认为知识管理系统的主要作用在于对显性知识的有效管理(获取、评估、存储、分享、利用和创造)和创造一个方便隐性知识显性化、共享的氛围。
很少一部分人认为当前知识管理实施不需要知识管理系统一样能够实现，这是一种很狭隘和“傻瓜”的想法，随着IT技术的发展和软硬件价格水平的下降，通过IT系统来实现管理水平的提升、成熟经验和管理方法的固化无疑是最好的选择之一。
在对待知识管理系统上最大的错误观念就是将知识管理等同于知识管理系统，认为有一套系统就实现了知识管理，就成就了知识型企业，这是很有害和错误的观念:知识的载体和创造者、使用者都是知识工作者，所以知识管理的根本还在于人，知识管理系统本身不能带来知识管理的实现。
进一步说，知识管理需要发挥每个知识工作者的主观能动性，即便你强制每个人每天都必须用知识管理系统，但如果员工没有对知识管理的正确认知和主动参与，那么知识管理系统的使用就成为员工的应付，那么知识库就将成为垃圾库，知识管理永远无法实现。
对于知识管理系统的认识，我们认为知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，知识管理系统本身虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易的成为知识管理实施的障碍。就是说，如果有一个合适的知识管理系统只是打下了一个知识管理实施的基础，但如果知识管理系统不适合组织的业务、不能够满足知识工作者的应用需求，那很容易成为知识管理无法实施下去的原因。
应该具备什么功能
完整的知识管理系统功能包括知识利用和创造、知识存储与查询、知识表达。知识管理系统最起码应该能够帮助员工做到在需要知识的时候知道去哪里查找，并简单方便的找到(知识库、知识地图);而在工作中产生的知识能够自动的沉淀、保存(员工协作工具、知识库)，方便利用。
更进一步说，在对组织的核心流程进行分析的基础上，确定每个流程节点的知识需求和产出，知识管理系统能够将员工工作中需要的知识自动推送到员工面前。
知识管理系统可以进行的简单分类：只是为了说明的方便，不同需求的组织侧重点不同，而三个分类下的应用是互相交织的。对于信息化基础比较好的组织，可能已经拥有了不同业务部门的协作工具，这个时候最需要的可能是知识存储和表达的工具(例如统一的知识库和整个组织的知识地图)。
而对于起点比较低的企业，需求可能就是以员工协作工具为主，基于流程的管理系统，在这个基础上加强知识存储和表达功能。
知识库、知识地图、知识社区通常被称为知识管理系统的“三宝”，是知识管理系统的主要功能。但知识管理系统在组织的IT系统中不是一个孤立的存在，必须跟其他已经存在的业务系统、其他管理系统紧密结合，必须要能够跟桌面软件例如word、excel紧密集成。必须能够处理PDF、txt、html、xml以及一般的动态网页，对于有需求的还要考虑支持多种语言。知识管理系统与其余系统的结合在我国当前的现状下更加必要。
如何选择
如何选择？第一位的是你的需求明确。另一方面要考虑变化、人(使用习惯、简单易用等)、业务流程。
组织选择知识管理系统的过程，也是组织的知识管理需求明确的过程。只有明确了对支持知识管理的IT系统的功能需求、技术平台需求，加之对现有信息系统现状的分析，才能够制定出一个详细的知识管理系统需求说明，才能够去选择系统。对于系统，不少大型企业选择了自行开发，对于外购系统也要考虑是购买成型的产品还是购买可以二次开发的系统平台。
知识管理系统的选择必须考虑组织架构和业务类型的变化。当前，组织的外部环境不确定性比较大，组织架构和业务类型变动的几率也较高。所以知识管理系统的选择中必须考虑到系统的“柔性”，如果组织架构变动了，系统如何做到“虽需应变”。例如原来某几个人属于某个部门，某部门属于某事业部，如果将这个部门调入另一个事业部，其知识存量怎么办？如果部门撤销了，属于这个部门的知识该怎么处理，系统是否支持自动、快速的具体到岗位、部门的变动都是必须考虑的问题
在知识管理系统的选择过程中，必须考虑到以后使用的员工的习惯、文化背景等因素。人是知识的最重要载体，是知识的使用者和创造者，所以在选择知识管理系统的时候除了功能的需求外，必须考虑系统的可用性、易用性。不论这些系统功能有多么强大，但如果不符合用户的使用习惯、有较陡的学习曲线，这样的系统很难在组织内真正发挥作用。
知识管理系统必须为所有使用的员工创造一个自然、简便的操作环境，结合每位员工完整的日常工作，做到在日常工作过程中自然的进行文件管理、知识分享、知识利用和创造，从而让企业自然而然地建立知识管理基础架构，成功迈向知识管理之路。
知识管理系统必须是融于员工的日常工作的，而知识工作者对知识管理系统的使用应该就是工作的本身而非额外的工作。让使用者在日常工作中自然而然地保留经验与知识，是收集知识最有效而快速的方法。让员工在工作的每一步都能获得以前的知识积累是提高知识利用率的法宝。
如果将知识堆积起来等待员工去发掘，这样的“知识库”很难让员工有兴趣去使用。提供员工一个更有效率、更方便的工作环境，让所有人在最方便的环境中，以有效率的方式沟通，创造全新的优质工作团队。
知识库及相应的存储机构是知识库系统的基础，它给出了知识库系统管理的知识集合以及在计算机中的存储实体；知识库管理系统及相应的机器是一组在计算机上运行的软件，用它以管理知识库中知识；知识获取机构及相应的人员给出了知识库中知识的入口及来源，这就是知识获取机构，但是 目前常见的还是通过人-机对话方式获取；最后，知识库系统还需要有管理人员的不断维护，以保证其正常的运行与使用。 |
