首先，管理是基础，只有企业管理上的需要，高层管理者意识到信息系统的重要性，或者说现有工作效率跟不上行业发展的需要，提出强烈的信息系统建设的需求，是办公自动化系统成功上马的必要前提。
其次，组织是办公自动化系统良好运作的动力。企业组织上不同部门，不同角色，流程中各个用户的投入，才能使系统很好的运行起来。试想如果在系统投入使用中，总有某些人不愿意通过系统规范来操作，或者绕开办公自动化系统控制去完成工作，那最后办公自动化系统将成为企业的包袱，而不是提高效率的工具。
最后，优秀的办公自动化系统，是决定能否实现管理者目标，提高组织工作效率的平台。优秀的办公自动化系统需要至少包括以下几个特性。
一是安全可靠性，系统的安全可靠，是企业首先需要考虑的问题。一旦企业的流程，数据都纳入办公自动化系统进行管理后，系统的崩溃，数据的丢失将是企业管理者的恶梦。
二是持续可用性，随着企业的发展，办公自动化系统要能同样不断的发展，并且其发展可以只决定于企业本身，而不依赖于办公自动化系统厂商。商业市场起起伏伏，今天的厂商谁也不敢肯定能活到明天，弱耦合或者能不完全依赖厂商的系统，将不会成为企业发展的绊脚石。
三是功能伸缩性，模块化的设计思路，快速的部署，数据的无缝转移和扩容，这些看似简单的要求，很多办公自动化系统的实现仅仅停留在表面，甚至很多系统设计者也未必能理解其中的精髓。模块化的设计思路不是简单的搭积木，要考虑各模块的关联和依赖。
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