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知识管理系统如何实施

知识管理系统如何实施：定出一个知识管理系统的流程、项目、任务责任人， 以及权限

知识管理系统如何实施1.梳理经历

我们的流程也很简单，每次大家执行一个任务，我 们就让负责的同事，把所有的步骤一步一步作为一个任务用两三句话记录下来。如果中间有些要注意的事项，就让同事在任务栏的 描述里标注上注意事项。一次不要花太多的时间，以免觉得这个工作是负担。

在这个过程中，我们当时遇到最大的问题就 是，新同事觉得，很多细节不必要记录下来，然而，我们发现，越是这些内容，越是宝贵的经验。于是我们团队决定一起梳理和反 馈。办法很土，就是让一个完全没操作过该工作的同事看完后，Role play一下，演练一次，看有什么问题没有被写出来。

比如我们给外国同事办理签证的流程，就由一开始的6大步，梳理成了12大步，以及75项细项，以及每次准备资料的检验清单、跟 外籍同事沟通的邮件模版。今年我们又在办理一个外籍同事的签证，这次我们让新的行政助理同事操作，基本没有发生任何问题， 她在做完的时候，还在经验记录里加了一些新的标注。

还比如，招聘时，对于接待面试者时，行政同事要做的11件事情， 我们也有了规定，这样，新的行政同事可以看着要准备的内容，要说的话，如何做指引，就可以很快做得非常专业，而不用像以前 那样，过段时间发现个问题，提醒一下，再来又忘记…

知识管理系统如何实施2.建档归类

一个 流程走完了，我们就坐下来一起按照任务记录的顺序和注意事项进行讨论。看如何把这些记录的文字放到文档里，文字和标题如何 完善。并让所有的文档都逐渐使用统一的风格、字体和归到同类的工作中去。

在一开始，我们建的档案，都放在协同的在 线软件上，一段时间后，想找相应的流程，发现没办法很轻易的找到，而且找到版本后又不知道是不是最新的版本，按照一个版本 操作后，还是踩了坑。原来大家在给文件取名字时都没有统一，也没有标注版本号。

于是，我们把文件名都统一了格式， 也加了修改的日期和版本号。比如：招聘－在线测试－151210-XF (职能－任务－更新日期－知识负责人名字的首字母)。此外，我 们把知识管理系统这一职责，规定到每个同事的工作任务里，我们规定，每个工作的完成，是在在线协同软件上通过了知识管理系 统文档的更新和审核，才能算完成。