二、实时了解项目信息警醒自己
项目的全流程管理是一个繁杂的过程，因此，项目参与者实时了解项目的最新进展、最新资料，是项目顺利进行的重要条件。
同时，整个项目过程从开始到结束，中间会涉及多个环节、任务节点与时间段。这些关键点也是项目容易出现分风险问题的地方，项目管理人员要对这些关键处进行监控管理，随时知晓其相关的进展、变动，这也是上述实时了解项目信息的重要性之一。
三、信息可视化展现与文档存储
上面提到实时了解项目动态就涉及到了管理系统必备的一个重要功能，就是——信息的可视化展现以及资料的存储。
我们知道人工进行数据的汇总即使计算可以运用工具较为简单完成，但是在展现结果时，若是要做成各种简单好看又一目了然的图标等，就需要有一定的功底了。但是，项目管理系统基本都可以自动将各类数据按操作者的筛选进行汇总;同时，若你想要何种展现形式，如：甘特图、表格、柱形图、饼形图等进行展示，让大家直观地查看自己想要的信息。
四、任务分解划分理清流程时间线
项目之所以要进行科学的管理就因为其关于任务的规划是一个难点问题，不只是要理顺任务时间顺序，还要能将任务进行轻重缓急划分，在此基础上在进行重要任务的二次或三次划分。因此，项目管理实际上是运用一定的逻辑思维，将要完成的事项进行分化管理。
所以，作为辅助的项目系统，还需要带有流程分解、划分时间线、下划层级等工具或功能。能够很清晰的让管理者做好总规划方案，同时能清晰的展现不同职能人员应负责的任务范围、时间周期等。这些功能的做得好坏，也是项目系统竞争力的体现。
