档案数据的查询，是对人事档案管理系统中的资料和数据进行综合的快速查询。人事档案管理系统的开发主要目标是将档案资料进行充分使用。在人事档案管理系统的开发过程中，需要依据档案归档的基本原则和规定。除此之外，档案馆需要对现存的档案资料进行编目操作。
人事档案管理系统中的查询功能，是档案管理中最基础的功能。为了满足档案的实施查询速度和准确率，人事档案管理系统全文检索功能以及权限功能。档案工作人员可以根据客户端的用户需要来完善人事档案管理系统的查询功能。
人事档案管理系统的借阅功能管理，档案工作人员需要记录用户借阅的档案类型、档案是否已归档、借阅日期、借阅用户的信息、借阅过期时间和同意审核借阅工作人员的信息。在人事档案管理系统中，能够完成用户归还档案资料的登记工作，能够实现对档案的调阅和借阅方式的统计。
系统维护管理，主要任务是保证人事档案管理系统能够正常的运行。进行系统维护，具体要求有，档案的类型、档案的管理层次、档案的数据库结构、档案的分类表，以及档案的统计表等人事档案管理系统都可以完成自由定制。
