协同办公系统有如下特征：
1、协同办公系统易用性
一个好的协同办公系统应该是简单易用、功能强大，只有简单易用的系统才能更易 于推广和使用，为广大的企业用户所接受，同时也节省了企业的培训推广的时间和成本。
2、功能需求
市面上的协同办公系统功能看似大同小异。协同办公系统选型应该立足于企业自身的需求，选型可以考虑由业务或管理人员、技术人员并行，功能方面由前者把关、技术方面由后者把关，左右两手一起抓，两手都要硬。既能满足 现实业务和管理的需求，又拥有先进开发技术的协同办公系统，才是好产品。
3、协同办公系统价格
协同办公系统的价格是一个综合的因素决定的，包括模块功能多少、用户数限制、二次开 发工作量和服务的成本、采用的技术和平台等相关。
4、协同办公系统可维护性
用户的部门、岗位、权限、业务流程、业务规则等会因为多种因素发生变化，而这些常见的变化和调整最好的方式是由协同办公系统中提供维护功能，并由最终用户自行处理。协同办公系统拥有良好的可维护性，降低了对软件厂商的依赖程度，提升了协同办公系统的适应性、降低了系统的维护成本。
5、 软件厂商的服务能力
由于企业协同办公系统的实施并不是一蹴而就的事情，常常涉及售前咨询，实施过程中的咨询，售后维护等多方面，比起传统消费品行业来说，软件提供商的服务显得重要得多。
6、协同办公系统扩展性和二次开发能力
当协同办公系统在企业中得到深入的应用，企业的个性化需求比较突出，企业处于不同的发展阶段或业务模式发生调整，标准的协同办公系统功能一般很难完全符合客户需求，最佳的解决方案是在现有的系统上进行扩展，我们不可能简单对现有的系统进行更换，导致现有成果无法保留。系统扩展性和二次开发能力是相对于协同办公系统标准产品功能而言的，没有成熟和稳定的产品功能扩展性就无从谈起。
7、协同办公系统稳定性和成熟度
一个运行成熟和稳定的协同办公系统不仅能够提升用户体验，同时能够大大降低系统维护的成本。稳定性可以从系统的错误率、运行故障等方面进行评估，成熟度可以从功能模块的深入程度，协同办公系统对需求的适应性等进行评估。
8、协同办公系统安全性
协同办公系统安全性是由综合的因素决定的，包括硬件、网络、数据、应用、管理等多个方面，在实际操作中可根据不同的等级和需要进行不同投入或配置，但这里我们重点讲的是协同办公系统自身的安全保障和数据安全。
