工程项目管理系统的基本功能要求由于工程项目管理的内容较为繁多，涉及面广，所需要处理的数据量大，各种管理对象之间的关系联系紧密，因此进行工程项目管理是一类非常复杂的工作。并且由于行业的不同，工程项目管理系统的需求有着很大的差别，而通用的工程项目管理系统为了获得较大的市场份额及保持较低的开发成本，一般不会考虑各种类型工程企业的要求，所以市场上较为通用的工程项目管理系统难以完全满足需求。但是一些比较大的企业为了解决这个问题通常会根据不同的工程需求选择较为成熟的通用工程项目管理系统，然后进行二次开发，再投入使用。
需求分析是确定用户对工程项目管理系统要求的阶段，是确保工程项目管理系统开发成功的最为重要的阶段。在该阶段应该根据用户对管理一个项目的需要，然后确定完成工程项目管理系统所应该达到的目的。其中主要包括两个方面的需求，一方面是项目管理系统的功能性需求，其中包括根据招标要求提供投标报价、确定项目的设计方案、对工程项目的费用和进度进行综合控制、对项目所需费用进行估算、合理安排项目进度、物资采购管理以及质量控制等；另一方面是项目管理系统的非功能性需求，其中主要包括全局考虑、信息共享、包容性和可扩展性、规范化的信息管理、提供良好的信息服务、软件系统简洁安全可靠等。
工程项目管理系统的平台选择主要包括硬件的选择和软件平台的选择。硬件包括数据库服务器，web服务器硬件，IBM服务器硬件，工作站等；工程项目管理系统则包括服务器操作系统，web服务器，客户机操作系统，数据库管理系统，网络协议，开发工具等。其中两者之间的选择应该以用户的需求来参考，用户需要处理存储的信息量大，则应该选择功能强大可靠且安全的软件系统，然后再依据软件来搭配硬件系统，此外还应该保持硬件功能高于项目管理系统功能的原则，以便于所开发的工程项目管理系统能够在未来进行进一步升级和扩展。
