协同办公系统过以下三个功能实现对人员办公时间、成本及质量的管控：
协同办公系统跟踪工作进度与质量。 OA是一个实时跟进的一体化管理工作平台。对于不同活动负责人更新的信息，系统会实时汇总，并自动关联相关活动，形成一张实时关联的概览地图，清晰的展示项目进度，极大地方面管理人员进行执行跟进。
协同办公系统细化工作分解与责任分解。 我们可以知道传统OA的待办事务功能相对比较简单，通常都是领导指派一个任务，或者制定一个计划的标准，由企业员工执行，并在执行完成后上传工作汇报，只完成了办公管理中文件流转的功能，却无法覆盖工作执行范畴。而优化的OA除了实现办公自动化外，成功将触角延生到了策略以及计划的执行范畴，不仅支持计划和任务的审批、通知，通过引入项目管理功能，还能对任务、工作进行划分、指派以及进度的跟进。在系统上，管理层可工作任务功能实现任务布置、任务审批、任务接受、任务汇报、任务督办、任务总结和任务评阅等任务事情跟踪，同时，管理者可统计任务数量和监控部门任务完成情况。
协同办公系统量化工作与成本。 办公软件专家-伟创软件认为：OA能够对项目时间以及成本进行管控。首先，工作计划功能下面的若干个小活动的执行时间和使用资源计划，包括每一个小活动需要多少时间完成、申请多少资源(人力资源、设备、物资等)。其次，在实际执行中若出现逾期或超支的情况，这些数据均会在项目的页面显示。管理层只需要通过项目页面即可对项目进度一目了然，清楚地了解到项目是否按照进度完成，有效监控项目成员的工作效率及资源是否使用过度，实现事中监控和调整。
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