协同办公系统概念的诞生有几十年了，一直寄托了人们美好的愿望，希望“办公”这件事能变得“自动化”，轻松愉快，人好偷懒。事实上现在“办公”的自动化程度的确比以前高了太多，以前的大量沟通和文案劳动已经变得简洁优雅了。但是技术在不断发展，人们在期待更高程度的自动化。虽然“办公”和“生活”的界限在不断模糊，但是自动化的脚步在不停的向前。
也许正因为如此，协同办公系统的概念虽然一直被看衰，被认为早已过气，但是却以各种各样的替身出现在信息化的舞台之上，各领风骚三五年，大家发现还是“协同办公系统”最顺口，最实在，最全面，最明白，挥之不去，张口就来，一直站在信息化舞台的中央。在各种管理和技术概念多如牛毛快似流星的IT领域，协同办公系统的叫法长盛不衰其实是耐人寻味的。
协同办公系统的基本特点有二：一是多数员工使用，二是业务相关。凡有此特点的系统都可以算作协同办公系统的范畴，或者叫“泛协同办公系统”。只是HR部门员工使用，普通员工不用或很少用的系统，叫HR系统；如果普通员工在其中办理入转调离流程，以及请假考勤的，就算是协同办公系统范畴。 主要是财务人员使用，普通员工不用或很少用的系统，叫财务系统或ERP系统，如果普通员工在其中办理报销借款的系统，就算协同办公系统范畴。这两个常见的例子都说明了协同办公系统的使用人是大多数员工而不是特定的一些部门或专业岗位。
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