协同办公软件集中共享的协同工作模式，解决了现在企事业单位日常工作中的百分之八十的事物和事件的处理，解决了企业的信息化困境。以往通过电子邮件发送文件，这种方式繁琐不说，安全性也得不到保障，现在通过管控软件在手机上的应用，摆脱了空间与时间的束缚，随时随地办公，异地办公的安全性也得到提升。 1.实现文档管理的自动化 如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入协同办公软件就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。 2.建立内部的通信平台 建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，协同办公软件更方便。 3.建立信息发布的平台 在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态，协同办公软件更快捷。 4.更多管理平台 协同办公软件牵涉的内容比较多，比如会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公管理软件，实现了这些辅助办公的自动化，协同办公软件更完善。 5.实现工作流程的自动化 再不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，协同办公软件更高效。
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