从基础层面来看，客户管理软件是一个客户管理解决方案的数据库，一个电子的客户和潜在客户信息库。从动态角度看，客户管理软件可以成为一种工具，客户管理软件强大的自定义功能，满足不同企业的特殊需求。
在寻找合适的客户管理软件的过程中，无论公司的规模如何，都需要了解广泛的选择范围，然后确定哪些是能最好的为一个企业的特定需求提供服务。
选择客户管理软件，企业应该考虑客户管理软件具备的特征有：站在用户的角度考虑，需要客户管理软件更易上手。一个软件，可以让人们用很短时间的学习是一种附加值；客户管理软件允许在多个位置操作，使销售人员无需被捆绑到自己的办公桌；基于互联网的解决方案，简化远程访问，托管解决方案降低IT负担；还有就是客户管理软件的安全性，如果正在处理机密信息，这是特别重要的。
客户管理软件的价值往往取决于它能多大程度上满足公司的需求。一些客户管理软件具备一定的特征，特别适用于中小企业，一些客户管理软件功能全，可能适合更大，更成熟的公司，企业需要选择更适合自己的客户管理软件。
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