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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：企业信息化建设存在的一些问题

    一、企业信息化建设存在的问题

　　随着ERP、PDM、PLM、CAPP等企业信息化系统的逐步推广应用，企业从传统的一级级的垂直式管理发展为扁平式管理，企业信息化系统对管理层的决策支持作用越来越大。因此，企业信息化建设是企业突破发展瓶颈，实现精细化管理的必然趋势。

企业信息化系统的实质是决策支持系统，企业各级决策者通过计算机系统，可以实时查询到某部件的价格、某订单的进度、某零件的库存、某工位的生产状态等等。前提是系统中的数据信息是准确的、真实的、及时的，否则，建立在虚假信息上的决策是无意义的。要实现信息准确，首先要建立企业主数据管理系统，解决数据规范化问题，也就是说首先要解决“是什么”的问题，才能解决“干什么”、“谁来干”以及“何时干”等问题。

　　因此，建立企业主数据管理系统是企业信息化建设的基础，是实现信息共享、系统平稳升级、各系统兼容的关键一环。下面就建立企业主数据管理系统需解决的问题作—介绍。

　　二、企业主数据管理系统开发要点

　　1.如何规范物料属性描述。目前大多企业已实施了ERP管理系统、PDM管理系统，在企业的生产经营和产品开发方面发挥着重要作用。但各系统对同一物料的信息需求重点不同，数据结构不同，填写规范不一致，为数据管理增加了难度。因此，需要一套实用的物料编码体系来规范企业产品物料数据，实现系统间的数据共享。

　　例如：某集团公司在信息化建设中，完成了集团企业标准《产品物料规范》和数据整理工作，其中产品物料编码体系，通过规范的物料属性描述字段和填写规则，实现唯一性和统一性。物料编码采用流水码，并有配套组织机构负责维护、管理和实施，符合唯一性、无含义性、稳定性和统一性原则，因此，该编码体系具有跨系统、跨专业的应用范围。

　　下属企业在各种管理系统中统一使用成熟的集团层面的编码体系，可达到事半功倍的效果。

　　2.如何统一不同系统之间的物料描述。不同系统之间存在的问题首先就是对物料信息需求不一致。以某企业实施PDM系统的过程为例，该企业原有ERP系统已运行多年，其物料编码体系以分类代码模式为主，包含部门代码、产品种类等信息，数据字段设置以仓库管理、成本核算、生产领料等为主，物料描述以名称、规格为主；准备实施的PDM系统以技术文件、设计BOM、图样版本等管理为主，物料描述以名称、图号、标准号为主。两者自成一体，互不相通。原有数据没有可共享性和可继承性。

　　因此，建立企业主数据管理系统是企业信息化建设成败的关键环节。通过主数据管理系统，规范企业的物料编码申请和审核流程，保障物料描述的唯一性和数据共享。在各个信息化系统的应用中，不同系统中相同物料的信息均取自企业物料主数据字段，并允许各系统设定自己的应用字段，由此解决不同系统间物料描述一致性的问题。

　　3.如何解决数据结构差异问题。ERP系统、PDM系统和集团产品物料编码系统三者用途不同，数据结构各有侧重。如何求同存异，互相融合，是达到统一管理数据、实现数据共享的基础。考虑到企业的ERP系统和集团层面的产品物料编码系统已在应用中，不便改动，而PDM管理的数据虽然绝大多数是ERP的子集映像，但重点是对物料的三维图、版本号的管理，ERP系统不适合兼顾，因此，三者数据结构融合重点放在了将要实施的PDM系统中。要求PDM系统数据结构必须涵盖集团产品物料编码系统中的关键字段，并兼顾ERP系统中的必填字段，在产品物料数据产生的源头达到规范、统一。

　　PDM系统的数据结构要求新物料数据产生之时，就按规范完成物料属性描述。尽管有些属性PDM系统用不到，但数据提出者最清楚该物料的属性值，能够完成准确表述。这样，既满足了PDM系统的使用要求，又满足了集团物料编码系统的要求，实现了数据结构的兼容。

　　4.如何同步各系统之间的数据。ERP系统、PDM系统和集团产品物料编码系统三者管理的物料数据关系如图1所示。要同步各系统之间的数据，一是初始化阶段要新旧衔接，平稳过渡，二是要合理设置新增物料的编码申请与赋码审核流程。

　　系统初始化阶段，以选定的主产品为数据源，由数据中心依据集团物料规范，在完善PDM数据信息的同时，对ERP系统中涉及产品的原有物料重新审核赋码。ERP系统中新旧编码共存，逐步停用库存为零的旧编码。同时，在ERP和PDM数据结构中增加“集团物料编码”字段。申请到集团物料编码后，完成三个系统数据的关联。此举的好处是，系统中新旧编码的更替是逐步完成的，不会对企业的正常运营造成太大影响。

　　系统运行阶段，新增物料编码的赋码过程由企业数据中心控制。

　　在产品设计中，对需要在PDM系统中新增的原材料、标准件、外购件等物料，可由数据中心审核物料描述是否规范，并按流程申请集团物料编码，取得编码后再选用，这样可避免一物多码等现象。对于出图件，设计师可按习惯用图号作为ID码，设计完成后正式发布前，提交数据中心申请集团物料编码。再随产品BOM将此物料数据导入ERP系统，就可实现三个系统内数据的同步。由于设计BOM导入ERP系统时，需要在ERP系统中找到对应的物料，否则无法完成导入，由此也保证了二者数据的统一。

　　在产品生产中，对需要在ERP系统中新增的物料，由物料需求者，例如生产调度、工艺师等提出申请，提交数据中心进行物料审核，数据中心按集团预分配的物料编码码段赋码。通过审核流程后即可进入ERP系统，无需导入PDM系统。

　　总之，通过在PDM和ERP两个系统之上构建新物料编码申请与审核流程，由专人负责赋码，可实现三个系统之间的数据同步，并达到常态化。

　　5.如何共享规范数据。在集团产品物料赋码过程中，集团公司组织了材料、机车、电力牵引、辅助系统、信息化等多个专业的专家、技术人员负责产品信息规范化工作，在集团物料编码系统中积累了大量的规范化的物料数据，建立起了集团物料编码数据库。该数据库具有准确、有效、权威性，可提供多种信息服务，是集团众多标准化专家与软件工程师智慧的结晶。

　　下属企业在实施ERP、PDM系统时，可充分利用该数据库中的数据作为初始数据，根据企业现有库存物料属性，从中找出对应的物料数据，不仅简化了企业原始数据规范过程，同时又实现了与集团物料编码系统的统一。

    在企业信息化建设的过程中，需要重视数据中心的建立，开发物料编码申请和审核流程，使企业信息化系统能及时、准确地反映企业运营状况，为企业的发展提供有力支持。