伟创软件：办公软件专家

在线无纸化办公系统专题

在线无纸化办公系统：企业使用OA系统的几大理由

       那么，协同OA到底有怎样的魅力能够引领企业管理信息化的潮流呢？

       1、信息快速传达，节约行政成本

       信息的发布与传递是企业日常工作中最普遍、最基本的应用，然而IT技术的不断发展与企业职能部门的不断变化造成的信息孤岛使信息在无法有效的、快速的在企业中共享与传输。通过OA协同办公平台发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，企业所要传达的任何信息都能迅速传达到所有公司同事、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位。

       以OA系统会议通知发布为例，它提供的信息发布模块可供企业便捷地发起会议通知，同时选择以短信方式通知所有的参会人，参会人可以用手机回复，也可以登录OA系统查看详细通知并回复，轻松实现了短时间内的全员通知！

       2、为公司积累了大量无形资产

       老员工的离职造成企业知识资产的流失；一些涉及机密的敏感信息在传统的知识管理模式下，缺乏权限控制被泄露出去；新员工无法快速获取相关工作学习资料，掌握职位工作内容等

       这些问题，借助OA系统提供的知识管理工具可迎刃而解。通过统一的OA系统管理平台，企业可以有效积累与沉淀内部的无形资产，将单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，转化为企业发展的财富，从而使相关人员能够尽快形成相应的知识结构，快速达到知识与经验的要求，并通过权限控制保障机密知识资产无法外泄，打造单位最宝贵的资产。

       3、提高流程运行速度与效率，推动制度落地

       流程审批是企业日常办公工作的重中之重，也是企业办公内容的重要组成部分，涵盖财务类的审批流程、人事管理类的审批流程、行政事务类的审批流程以及业务相关类的审批流程等等。但是，传统的日常办公中，这些流程审批都是基于纸质化的传递中进行的，流程审批存在不及时、效率低、无法实现异地审批、不便捷、资料无法长期和大量保存等缺点。

       使用OA平台可以梳理单位的流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误，摆脱深陷在大量纸张中的繁琐，实现企业的规范化和高效运作。

       4、随时掌握业务办理情况, 实现实时管理监控

       在日常办公事务中，企业管理者对于已经发起的流程事务审批工作是难以统一、方便的进行有效管理和监控的，会频繁遇到各种情况：本环节流程已办理完毕，下一环节办理人应该去找谁？办理环节出现问题又改找谁问责？流程办理人一直不在公司，流程已被耽误好几天了！

       在OA系统提供的流程管理功能的协助下，参与流程流转的人可轻松查看自己审批过的所有文件的审批内容、审批状态和审批记录，查看下达任务的办理情况，实时监控各环节办理情况，并可对重要紧急事项发起督办催办。哪怕是出差在外，办事人员也可以通过移动OA对流程实时监控各环节办理情况和目前进展情况，让领导远程、实时审批处理自己的工作，决胜千里。

       5、沟通成本更低、方式更丰富，效率更高

       在信息化时代，及时的沟通更成为业务协作不可忽视的重要力量。使用OA系统员工认为，员工之间的沟通越简单、越方便，企业的工作效率越高。OA将时代主流的沟通方式汇集于一个平台之上，通过创造多种途径、多种方式的沟通使企业的管理者和企业员工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，解除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。不仅如此，OA系统以这些沟通方式为手段把信息推送给用户，最大限度地强化人员之间的沟通，协调团队的行为，密切人际交往与商务关系，从而打破组织边界与地理位置边界，沟通形式更丰富，沟通效率更高。

       在当今激烈的竞争中，要想在市场上占据一席之地，就要“向管理要效益”。OA协同办公的应用，打破了企业中各类效率瓶颈，为企业全员构建统一的办公平台。从这个意义上讲，OA的快速普及也是大势所趋。