随着各个单位规模的不断扩大，单位内部对文档处理急剧增加。如果通过网络文档管理系统工作，就可以抛弃以入往传统的模式，发文件的一级一级传达的烦琐。普通用户只要上网就以查看上级发下来的文件和相互交流信息的目的，而通过短信管理并且又可以对单位内部进行信息的交流。因而根据公司对文档管理的需要，及公司内部通信的需要，系统中设计对文档的管理功能，用户管理功能，角色管理功能，部门管理功能以及短信管理功能。
通常企业用户登录到文档管理系统，可以对系统内部信息进行管理，用例包括人员信息管理，组织信息管理，角色信息管理，人员信息管理包括员工的登录名，名称，手机，邮箱等基本信息的管理。组织信息管理就是整个文档系统所具有的文档检索，文档分类管理，文档维护功能的集合，角色信息管理就是人员所具有的角色与组织信息的管理。
企业建设文档管理系统管理平台时，主要体现在四个方面：文件存储集中、备份集中、管理集中和使用集中。因此对系统的可靠性、处理能力、吞吐能力以及扩充扩展能力提出了较高的要求。为保证业务应用，必须具有高可靠性。
采用相关的软件技术提供较强的管理机制、控制手段、事故监控和安全保密等技术措施，提高系统的安全可靠性。保证业务应用不中断，确保数据不丢失。为适应集团公司业务以及信息化技术的发展，在文档管理系统的性能、文件存储的扩展、管理功能的改进、文件安全的提升等各方面都具备良好的扩展性。
当今世界是飞速发展的信息时代，在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛用于管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。但是在众多的资料中，如何规范，准确，快速，全面的管理自己的资料，如书籍，电子资料等，并且方便自己查阅。使用计算机进行信息管理控制，不仅提高了工作效率，而且大大提高了其安全性。文档管理系统就是为了管理好自己的各种有用资料信息而设计的。
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