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在线办公自动化系统：业务流程管理(BPM)在协同软件中的地位

协同软件有时也称为协作软件，它的学术名称是：CSCW(计算机支持的协同工作Computer Supported Cooperative Work)系统，1984年MIT的艾琳-格雷夫和DEC的保罗-卡什曼两位研究人员，正式提出了CSCW的概念，可以看作是协同软件最早的规范定义。 无论是在国内还是国外，协同软件从一开始，其范围和焦点并不是很清楚。进入2006年，国内对协同软件的质疑之声开始多了起来，其根本原因也是因为协同软件的定义不明确。各个厂商的理论体系和功能核心都不一样，研究人员对协同软件也不乏“管窥见豹”，甚至出现个别人有意扰乱市场的情况。因为协同软件与SOA、EAI等新型的软件架构思想和IT应用思想有许多融合，甚至还有人误认为协同软件是SOA、EAI，而对协同软件产生模糊定位，对协同软件市场持悲观态度。
其实对协同软件的质疑并不鲜见，在国外，早就有人认为“从某种观点上看，CSCW只是一把大伞，在其下面来自不同学科的人们可以讨论计算机系统设计与应用的各个方面”。这种并不严格的阐述，使协同软件无法明确其功能和价值。
随着协同软件的不断发展，对于协同软件目前已经有比较明确的定位。我国著名协同软件专家，清华大学史美林教授对CSCW定义可以概括为：地域分散的一个群体借助计算机及其网络技术，互相配合来完成一项任务。通过建立协同工作的环境，改善人们信息交流的方式，消除时间和空间上的障碍，提高工作效率。如：信息共享系统提供资源共享能力，电子邮件和即时通讯、多媒体会议系统提供人与人之间的通信支持功能，业务流程提高组织管理能力。
复旦协达对协同软件的定义是：辅助跨组织、跨区域的人员，互相配合完成管理事务的应用软件。这一定义与史美林教授对CSCW的定义意思基本相近。因为复旦协达协同软件产品在理论上标准规范，并且功能设计合理实用，被国家高教委选定为唯一配套使用的协同OA教学软件，成为国产协同软件事实上的产品标准。同时，也是徐工、宝钢、苏宁等，众多成熟的大型企业选择协达的原因所在。 目前对于协同软件有多种分类方法，实践工作中比较有效的分法是：依据业务流程的柔性化程度分类，可以分为全结构化、半结构化、非结构化;依据底层技术分类，分别为以通讯、文档、流程三者为中心;依据任务传递机制分类，分别是以文件、消息、WEB网络为基础。 在理论研究上，对协同软件还有另外三种分类方法，分别是：依据交互方式，分为同步与异步协同;依据群组规模分为两人与多人协同;依据空间距离分为远程与同地协同。综合上述理论研究的分类方法，我们可以用下图来列示协同软件相关功能。(参考《计算机支持的协同工作理论与应用》，电子工业出版社，2000年第1版) 依据史美林教授编写的《计算机支持的协同工作理论与应用》一书的内容，协同软件的功能核心为以下四个方面：
一、业务流程管理系统。业务流程管理(Business Process Management，BPM)以前常常被称之为工作流管理(Workflow Management, WFM)，是业务流程重组(Business Process Reengineering，BPR)和业务流程改进(Business Process Improvement，BPI)的重要IT工具，BPM是指多人参与的工作事务中所使用的一系列步骤，这些步骤可以是顺序的或并行的。业务流程是协同软件应用的重点和难点，对于协同软件有着至关重要的作用。目前国外有多款协同软件是以业务流程为主，国内则是复旦协达率先提出以业务流程为核心，同时复旦协达还在国内首次发布了“流程型”协同OA，进一步确立了以业务流程为核心的产品思路，对中国协同软件产业发展带来深远影响。基于复旦协达的技术平台，所构建的协同管理应用解决方案，主要也是关注用户在业务流程管理BPM方面的需求。
二、即时通讯系统。即时通讯包括了文字、语音、视频三种即时通讯方式，因为其可以一定程度取代传统会议，也时也被称为多媒体会议系统。因为其能够处理音频、视频、协作数据等大量信息，提高了计算机的协同工作能力，是快捷高效、经济方便的协同工具。国外的Groove是市场推广比较成功的即时通讯类协同软件，国内的北京点击和腾讯相关产品，也属于以即时通讯为核心的协同软件。复旦协达的协同管理应用解决方案，也集成了即时通讯的功能。
三、协同编著和协同设计。这类应用为不同时间不同地点的用户，提供了协同工作方式完成文档编辑和产品设计的功能。美国Michingan大学的DistEdit就是典型的协同编著系统，依托复旦大学力量研发的协达软件，也提供了丰富的协同编辑功能，以面向公文管理的应用。目前复旦大学在协同编著方面具有较高的国际声誉，设在复旦大学的上海CSCW中心，开发了国际领先的协同编著应用模型。
四、协同出版系统。这是一种基于WEB的信息发布与集成系统，在实践工作中常常被直接称为“信息发布与集成系统”，新闻、公告等是常见的协同出版系统。优秀的协同出版系统，还能够动态更新内容。例如：基于复旦协达核心技术平台建立的协同应用解决方案，不仅可以采集局域网和互联网上的文本、目录、网页、程序等任意信息，还可以采集ERP、CRM等异构系统数据，并且可以指定动态更新的时间间隔期。 以上CSCW的四大核心功能，也是目前协同软件的主要功能，BPM以其重要性列为首要功能。国内外绝大部分主流协同软件产品，都是按以上四个核心来构建自己的软件功能，并且以BPM为核心的协同软件越来越受到“组织”用户的青睐。认清了协同软件以BPM为核心，有利于帮助协同软件厂商和用户，依据科学规范的思想，设计和选择正确的协同软件产品，避免将企业关系管理(CRM / ERM)中的“信息网状”，甚至“人力资源”等当作协同软件核心，从而贻误用户迈向协同软件的成功应用之路。