越来越多公司对系统的易用性要求变高。第一，企业信息化希望的是员工们都参与甚至包括领导，但是有些公司的员工层次跨度有些大，如年龄是一个不可排除的问题，这样的话导致大家计算机水平有差别，所以接受起新鲜事物的速度和对新事物的理解也是不同;第二，系统的易用程度影响着公司培训成本。这其中包含着时间、人工、硬件、财务成本等。不少企业因为系统的操作复杂问题导致无法全员推广终止了项目。
随着企业对系统易用的需求之声变高，OA协同办公软件的易学习、易理解、易操作都成为了CIO选型时必注意的重点。
1、OA协同办公软件的易学习性
好的软件必然是容易学习上手的。可以让人一目了然的进入操作界面，快速找到某些功能完成操作。对于系统使用说明多数由开发的专业人员撰写，许多的专业术语并不能让每个用户理解和消化，容易造成用不明白的局面。其次，易用的协同办公系统可以短时间内完成安装、初始设置、用户录入等权限的开通，降低了管理员日后的工作重复率，为企业节省了学习成本。
2、OA协同办公软件的易理解性
这里要说的先是前期理解，对于产品的介绍、资料等。目前很多厂商包装过火对自己的产品，渲染产品时尚、前卫、高端等描述让用户不知所措迷迷糊糊。然而最简单的语言阐述才是对真实产品的尊重。产品资料应是用最言简意赅的文字让用户了解产品。接下来是功能和图标的说明。系统功能名称和图标最应该让用户容易理解不会产生歧义，简单明了，更不能让用户去猜他的真实作用。
3、OA协同办公软件的易操作性
这里主要体现是界面UI设计合理、操作简单和友好的交互界面。最好是能让员工经过简单培训之后就可以上手操作而无需依赖操作手册和说明书。同时，协同办公系统功能变多且细化并追求操作效率最大化。通过尽可能地减少操作页面、简化工作流程，不断提高易操作性，来提升企业工作效率，节约人力成本。在流程中，采用图形化、可拖拉式的方式进行流程定义，流程建模直观、简洁。在具体操作上，争取最简便的流程和步骤，在一个界面完成整体操作。
