目前，大家通常一说到知识管理系统，通常想当然地认为这就是有关“知识文档”管理的事情。事实上，KM系统的范畴远不仅如此。我们认为，KM系统是用于支撑企业知识管理的一套IT技术平台及解决方案，利用KM系统能促进企业知识沉淀、共享、学习、应用、创新一系列过程：
知识沉淀：知识的收集及提炼过程，以便企业员工在日常工作中能运用更多知识和技能完成业务工作；
知识共享：通过有形或无形方式分享员工的知识，使得单个员工的知识可以为企业其他员工所用；
知识学习：吸收掌握自己所需要的技能及经验，以更准确高效完成自己的业务工作的过程；
知识应用：应用自己掌握的或企业沉淀的各种技能及经验，完成业务工作的过程；
知识创新：挖掘现有知识，了解及掌握新知识，使知识内容不断更新的过程。
从KM系统的概念及其实现目的可以看到，KM系统所包含的范围是非常广泛的，不同企业、不同部门对KM系统都会有不同的需求重点。但在KM系统目标、建设原则和功能架构等方面也具有某些共性特征。
我们认为，KM系统建设的总体目标应该是实现“让合适的人、在合适的场景、获取合适的知识”。基于这个总体目标去开展建设，将能够有效实现知识管理对信息化系统的提升，更高程度实现“信息知识化”。
IT企业具有实施知识管理的技术基础。IT企业本身具有完整的硬件高速网络，也已经积累了大量的数据库、文档报表，产品和项目报告，以及规章制度等。这些都是知识管理中的重要内容资源。从信息技术角度来讲，IT企业可以使员工的知识和经验能够通过网络传递给其他的人，组织内部通过Internet可以获取最新的企业动态，查询企业文化信息，开展网上的员工的岗位培训，这些都属于知识管理理念的无意识应用。
但是，组织的长期运营和人力资源的频繁流动，已经成为IT组织管理中的一个突出的矛盾，所以IT企业必须有能力将个人的知识尽可能地转化为组织的知识。这对于外显知识比较容易做到，通过规范化的管理制度，以文档、制度、系统等形式可以将这些知识比较清晰地表达出来，并转移给组织的其他成员，因而成为组织的知识。但对于内隐知识，往往是无法表达的，比如对产品的了解、对市场发展的看法、对客户的熟悉等，这种内隐知识将随着人员的离职而失去。因此，对IT企业来说，知识的转移需要同时关注外显知识和内隐知识，尽可能地将内隐知识转化为外显知识。对于外显知识可以通过常规的培训、学习来转移，而对于内隐知识，则需要通过内部的人员流动、师傅带徒弟的方式、非正式的形式来转移，企业文化对于内隐知识的转移往往有很大的影响。
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