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企业常用办公自动化系统

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协同管理软件:企业管理的秘密武器

作者:佚名  来源:网络

在企业管理思想领域流行着一种“协同管理”的概念,由“协同管理”概念衍生出的“协同管理OA软件”正逐渐被大中型企业所青睐,成为这些企业加强企业管理者的控制力和执行力的“秘密武器”。

对不同行业的企业来讲,管理工作要实现的目标是加强内控、控制成本、降低风险、提升工作效率,从而将收益最大化,首当其冲是“内控”,这已经成为众多企业的共识。目前,很多企业已经逐步构建了内控与风险管理的各种制度体系,但真正借助信息化系统刚性实施内控与风险管理者,还为数甚少。对于“信息数据100%电子化”的大中型企业来说,配套IT系统的落实就变得很有必要。“协同管理软件”正是产生于这样的背景。

“协同管理软件”的应用目前主要集中在OA的层面,其表现是在企业内部,企业和客户、供应商、合作伙伴等之间实现协同工作,造就一个高效的办公体系。

企业管理成败终究还是要看企业的执行力,只要企业有好的管理模式、管理制度,好的领头羊,充分调动全体员工的积极性,就能发挥最大的管理执行力,企业就一定能创造百年企业的目标。
 
近二十余年来,OA办公系统以其日益强大的办公自动化功能倍受管理者的青睐,成为国内众多企业的必备软件。从第一代OA的硬件配置阶段到第七代的移动OA,发展至今,OA办公系统已经不仅仅局限于作为内部沟通或信息发布的平台,还提供一系列强大的功能,如文档管理自动化、工作流程自动化、行政日常事务处理等很多企业对OA系统的需求随着企业发展壮大而有了新的变化。

企业领导不仅仅关心办公自动化,更着眼于办公室管理,OA不应该只是一个办公自动化的平台,还应该是一个运营管理的平台,可以实时管控办公人员的工作效率和质量,实现企业业务的精细化管理。然而,许多管理者逐步发现:传统的OA虽然能够实现办公室办公的全面自动化,但已无法满足对办公的效率和质量的提升。在方便办公室人员办公的同时,往往未能带来企业真正意义上的效益提升。

管理学大师汤姆.彼得斯曾说:“所有的白领工作都是项目工作”,换句话讲,要管好办公室的工作效率和质量,需要有一个比OA更精细化、更有力度的项目管理平台。总的来说,优化的OA通过以下三个功能实现对人员办公时间、成本及质量的管控:   
1、细化工作分解与责任分解。 
我们可以知道传统OA的待办事务功能相对比较简单,通常都是领导指派一个任务,或者制定一个计划的标准,由企业员工执行,并在执行完成后上传工作汇报,只完成了办公管理中文件流转的功能,却无法覆盖工作执行范畴。而优化的OA除了实现办公自动化外,成功将触角延生到了策略以及计划的执行范畴,不仅支持计划和任务的审批、通知,通过引入项目管理功能,还能对任务、工作进行划分、指派以及进度的跟进。在系统上,管理层可工作任务功能实现任务布置、任务审批、任务接受、任务汇报、任务督办、任务总结和任务评阅等任务事情跟踪,同时,管理者可统计任务数量和监控部门任务完成情况。
  
2、量化工作与成本。 
OA能够对项目时间以及成本进行管控。首先,工作计划功能下面的若干个小活动的执行时间和使用资源计划,包括每一个小活动需要多少时间完成、申请多少资源(人力资源、设备、物资等)。其次,在实际执行中若出现逾期或超支的情况,这些数据均会在项目的页面显示。管理层只需要通过项目页面即可对项目进度一目了然,清楚地了解到项目是否按照进度完成,有效监控项目成员的工作效率及资源是否使用过度,实现事中监控和调整。
 
3、跟踪工作进度与质量。 
OA是一个实时跟进的一体化管理工作平台。对于不同活动负责人更新的信息,系统会实时汇总,并自动关联相关活动,形成一张实时关联的概览地图,清晰的展示项目进度,极大地方面管理人员进行执行跟进。 

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