优秀的OA系统都会将人事档案独立管理，因为人事档案是人事管理的重要组成部分，包含了专业的人事管理流程，和报表统计信息，不能和其他档案混为一谈。

以国内领先的伟创软件OA系统为例，其人事档案管理的研发理念是：多维度，多角色，分级管理，综合统计分析。它通过建立详细的企业人员档案信息，对企业的人力资源进行比较全面的管理，包括入职离职、人事合同、调职转岗、员工奖惩等一系列管理工作。

伟创软件OA系统提供了详尽的、多维度的人力资源报表管理，可以实时进行企业人员的组成结构、人员职位、岗位分布比等查询。加强了人事档案的分级管理，为企业的经营决策，人员成本控制等提供科学的依据。下图为该系统的人事档案管理功能：

相信人事部的员工会非常喜欢这个功能，因为这个功能可以极大的减少手工操作的时间和压力，把员工从琐碎的工作中解放出来，有更多的精力放在“人”的身上，以优化人员服务和管理。同时，也让人事档案管理更加系统化、可视化、智能化。

我们简单介绍一下人事档案管理中的一些细节，这些细节是优秀的OA系统应该具备的功能，它们包括：

可以在档案中随时记录奖惩信息，处理调职转岗等;

支持人事档案信息的全检索，可以按照任意属性信息进行检索;

新增信息自动生成功能，如输入身份证号后自动生成性别、生日、星座等;

在人事信息中没有的项目可以即录即补，直接保存到列表;

支持自定义科目排序，将常用的科目例如姓名、部门、入职日期等显示在列表前端。

所有报表均采用EXCEL格式，可以在自己的权限范围内导出相关内容;

人事管理员分级管理，可以根据自己的权限查看相应的人员档案信息;

员工提交入职申请单、转正申请单、离职申请单，经审批通过之后，系统将自动记录到档案系统中;

可以保留离职人员档案，对于停薪留职的人员在重新入职后可一键恢复人事档案;

多达14项人事报表，管理层可多角度对人事信息进行统计、分析，全面、准确查看人员变动情况、评估人员成本变化、优化人员结构;

在编辑看来，人事档案管理的安全性设计非常重要，如果忽略了可能会引起很多麻烦，伟创软件等优秀的OA系统在这方面就考虑得比较周到。

一是具有多权限、多角色、多分工的设计。伟创软件针对人事管理工作的分工管理的需求，设计了多权限分级管理模式。通过对数据权限和科目显示权限的控制，大型企业可以将繁重的人事管理工作无缝分解给多名人员，极大方便了分工合作，既提高工作效率，也避免了交叉工作所造成的信息泄密。

二是变更全记录，全方位保证数据安全。在OA系统中，所有的人事档案的变更、删除都有详细记录，随时可以恢复，防止信息误操作。

当前，企业的管理者已经形成一个广泛的共识：人力资源是企业最重要、最宝贵的资产，那么这些“资产”的档案自然也是非常重要的。