OA办公自动化系统可帮助企事业单位、集团组织实现信息资源的共享；增强员工协同工作能力；强化领导的监控管理； 有效管理起有形、无形资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合 了组织内部的信息流。具体来说系统作用为：

　　1.建立信息发布的平台。在单位内部建立一个有效 的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工 之间得到广泛的传播，使员工能够时事了解单位的发展动态。

　　2.实现工作流程的自动化。变革了 单位传统纸制公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅 、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑 去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复 杂环节。

　　3.实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按照权限 进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保 管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口 令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围 ，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。