设备管理系统则是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络设备通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以战略竟优、提高效率为目的，支持高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。而设备管理是管理系统的一个子系统，它具有管理信息系统的共性，同时也具有其特殊性。设备是生产的生命线，对研究所正常生产起着决定性的作用。信息安全设备管理已成为现代研究所管理的一个重要组成部分。把信息安全设备管理纳入研究所管理的重要组成部分己经成为一种趋势。
当今时代是飞速发展的信息时代。在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛应用于信息管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。使用计算机进行信息控制，不仅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。然而繁多的功能设备需要信息化、系统化的去进行管理，就需要设备管理系统进行管理。系统从设备的购入登记，到设备的日常运作、调拨、设备发生故障，到最后设备的维修等都进行系统化的管理。设备的正常运行是社会和企业发展的根本，设备的日常维护工作记录的登记可以降低设备发生故障的次数，而故障的维修可根据系统的事故维修表和日常运行数据，确定维修标准及要求。以便进行及时，合理的维修。在维修结束后，编写维修情况报告和设备状态报告。管理人员只要根据系统的数据进行有效的统计和分析，就可 以减少设备的损坏给企业或社会带来的损失。
设备管理系统是一个以设备为中心，对设备从安装、使用直到报废的一个完整周期中所发生的各种事件进行跟踪的一个管理信息系统。
“工欲善其事，必先利其器”。开发生产高质量产品，必先建立在企业具备先进设备和良好的管理水平之上。若疏于管理，造成残次品太多，会使生产成本增加，失去市场竞争力，造成极大的浪费。
最浅显的例子，如有的设备带病运转，缺零少件，拆东墙补西墙，就不能发挥全部设备的效能，降低了设备利用率。有的设备损坏，停机停产，使得虽拥有设备但却使用不上，反而成为企业的包袱，增加了运营成本。
生产设备管理是企业安全生产的保障，安全生产是企业搞好生产经营的前提，没有安全生产，一切工作都是无用功。据有关部门安全事故的统计，除去个别人为因素外，75%以上的安全事故是设备不安全因素造成的，特别是一些压力容器、动力设备、电器设备等管理不好就是事故的隐患。要保障安全生产，就必须有良好运转的设备，而良好的生产设备管理，也就消除了大多数事故隐患，杜绝了大多数事故的发生。
设备管理系统开发注重实现设备管理的智能化，通过信息化的方式及时更新设备档案信息、设备备件检修、备品使用、设备运行状态等，并根据企业设备管理标准指标、参数，实现高效的设备维护、维修、保养、采购、应用等方案的制定，及对设备全生命周期的信息化高效管理，保证设备全程处于最佳状态。此外，设备管理系统能够将设备管理责任到岗，任务到人，减少大量重复无用的工作，提升设备综合效率，优化企业的设备资源配置，保证设备能够随时投入生产或使用，提高生产经营的效率。
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