这种跨进让各大中小型企业也逐渐步入信息化办公，其中信息处理技术和网络技术的发展最快，信息化办公也变得越来越高科技智能化，对于很多中大型企业而言，这种跨进带来的是一种从未有过的便携与高效。
信息社会的发展造就了各种海量数据的产生，最为常见的结构化数据，这些数据基本都存储在各大应用系统中：如ERP，CRM，财务系统等等。还有非结构化数据：如office文档、电子邮件、合同，单据等等。这些数据庞大量让企业认知到自己缺乏一个有效的有效手段进行管理。
随着信息化发展越来越快，为了能够管理这股庞大数据，各大开发商纷纷都开始研发能够解决管理文档数据系统，文档管理也逐渐成为国内外业界研究的热点。
所谓文档管理系统，就是为企业提供一个广阔的集中存储、使用的工作平台。让企业可将公司运营期间所有需要使用的文件进行集中存储。然后按员工的不同权限去分配。并辅以各种协同办公、高效办公的功能。在保证数据安全的同时，为企业带来高效。
基于文档管理的特性，所以很多企业单位不仅是管理平时的文件，还有很多运用文档管理系统进行档案管理、资料管理、图书管理、人事管理、知识管理等功能。让企业所以资料与数据都得到妥善的安排。
文档管理系统主要是基于知识管理的理念，开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助企业进行文档的全生命周期管理。
它适合于任何体系、任何规模的企业组织。
此外还有高级文档操作、超大容量存储、版本管理、文档审计等诸多功能。方便企业的日常办公。文档管理系统在企业中属于基础办公软件之列。可以说是所以办公系统的根基。只有根基做的好，日后才可平稳运行。所以在选择文档管理系统时需要格外慎重，否则企业的资料数据存放在一个不稳定、十分危险的地方，对自身也是一个极大的威胁。
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