企业采购系统利用计算机的数据库技术，避免和克服了人工管理信息时，劳动量大，计算和统计的不准确等种种缺陷和弊端。实现对采购业务的多层级、多角度集中管理，确保需求与采购分离，采购与决策分离。实现采购需求可追溯，采购过程可复审的全方位控制和管理。从而使采购业务全程电子化、透明化，提高采购效率、降低采购成本、提升采购品质、加强采购监督，提供强有力的支撑。
工程商是我国改革开放的产物，它在改革开放中迅猛发展，同时也促进了我国的改革开放的进程。对于工程商而言，采购是一个最为重要的环节也是最容易出现问题的环节。采购工作的好坏决定着工程商项目的成功与否和利润多还是少。采购是工程商对于完成工程项目成本可控的重要手段，工程成本是否可控，关键是采购管理工作是否到位。因此，采购部门是该工程商必不可少和关键的部门。采购部门业务的优劣和效率直接关系到工程商工程项目成本的高低，直接影响工程项目的效益，从而影响工程商的发展。而信息化时代，随着市场需求不断变化和发展，传统的采购管理方式已经不足以满足工程商发展的需要，阻碍了工程商的的市场开拓与发展。
随着计算机的普及以及计算机网络技术的不断发展，工程商货物采购管理系统越来越受到工程商特别是小型工程商的追捧。货物采购是一个工程项目中关键的一环，工程商采用信息化更高的货物管理系统来管理采购环节是当下的趋势所趋，因为这样可以不仅有助于工程商降低工程项目成本支出，还方便了管理者对于工程项目货物采购的管理，简化了货物采购管理的流程，达到了管理工程项目采购的目的而所花的时间、财力、人力、精力比原来更少，提高了工程商对于采购环节的可控性，从而实现工程项目的利益最大化。
20世纪90年代以来，企业信息处理量不断加大，企业资源管理的复杂化也不断加大，这要求信息的处理有更高的效率，传统的人工管理方式难以适应以上系统，而只能依靠计算机系统来实现，信息的集成度要求扩大到企业的整个资源的利用、管理，从而产生了新一代的管理理论与计算机系统——企业资源计划ERP。 概括地说，ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。
而采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。对于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或非常大。因此企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。
另外，考虑到材料在产品中的费用份额，因此采购部门必须想方设法降低材料的采购成本，同时还必须考虑物料的库存。大量物品库存积压，意味着物料的库存成本增加，资金占用增加。降低材料成本与提高采购作业的质量已成为了每个企业所追求的目标。
|
