工作流是企业不可或缺的业务范畴，包括订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，不仅工作效率低下，而且无法实现报表统计分析等功能。协同办公系统重要的组成部分工作流，使用者只需在电脑上填写有关表单，系统会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了工作流效率和效益。

一方面，集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台；另一方面随着信息化的不断推进，各种信息化管理系统的陆续引进需要协同办公系统的更好的整合应用。协同办公系统，以其可移植、易扩展、易集成的优势，大大满足了企业信息化办公的协同需求。

工作效率很大程度上取决于办公方式。如果开个会议需要打十几个电话通知；一份审批需要历经4天通过5关审核；领导一出差业务则搁置等等情况一再出现，说明是时候上一套协同办公系统了。协同办公系统提供一个整合的工作平台，可以打破时间和空间的限制，实现随时随地的办公，大大提高工作效率。新员工办理入职手续更便捷；了解公司组织架构更快速；熟悉部门同事更容易；掌握业务流程更省时。企业管理者随时了解员工的工作进度；便于发现基层好员工；精确管控好每一笔费用；可快速制定公司发展战略。企业员工可时刻掌握自己的考勤信息；实时记录任务进度；有效的全面规划自身的工作；和同事间彼此信息交流更便捷。

信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同办公系统提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提高信息资源流转效率，而且发挥了信息流的应用价值，提供良好决策支持和企业数据资料库。