资料管理系统是能够帮助企业管理者们提高工作效率，而不是增加他们的负担。具备简洁的流程设计，没有复杂的表单设计。企业管理软件在重视系统功能的全面性，流程的可控性，技术的先进性，更要注重系统的易用性。

资料管理系统将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公等各种应用与管理全面整合，资料管理系统各功能间相互关联，全程无缝管理，实现高效协同办公、轻松企业运营。

资料管理系统提供一个整体的解决方案。软件集电子文档、纸质文档、数字资产（图片、CAD图纸、音频、视频）等各类文件管理于一体，以解决企业文档管理难题实现高效运营为目标，通过与Office集成、权限控制、全文索引、协同编辑、版本管理、互联网访问、CAD图纸预览、多媒体在线播放、文档在线借阅、目录规则应用和文档审批流程化等功能。

企业利用资料管理系统可以有效解决人员沟通难、文档管理散乱查找不易、文件审批周期长、流程管理不规范、异地协同办公难等问题，利用资料管理系统实现资源整合利用、减少信息安全隐患、促进团队协作，提高员工沟通和协作效率，同时降低运作管理成本，实现利润最大化。

资料管理系统能够体现企业管理的大部分职能（包括决策、计划、组织、领导、监控、分析等等），能够提供实时、相关、准确、完整的数据，为管理者提供决策依据。