知识库管理系统

 
     
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知识库管理系统功能示例

知识上传
个人空间
互动交流平台
知识录入
知识审核
知识编辑
分类搜索
快速搜索
高级搜索
全文检索
知识统计
报表管理
分类权限
热搜知识
知识地图
知识积分
知识问答
知识汇总
系统设置
权限管理
(一)权限管理及角色分配
知识管理人员拥有系统管理权限,可灵活配臵所有知识库使用者的相关权限并赋予角色。系统其他使用者,需申请账号,或由管理人员添加、审核后,才能进入系统。
能够定义用户的角色,并对角色进行权限设定,不同角色的用户拥有不同的权限,系统的权限设臵应该足够细致,支持查阅、复制、下载、删除、点评、版本查阅、审核等多种权限子分类,以保证系统的文件安全性。
(二)知识的录入及审核
支持单条知识录入和知识批量导入。赋予知识管理系统维护人员以外的其他人员知识添加的权限,添加后需由具备审核权限的用户审核之后,信息才能发布成功。录入的各知识点可随意变换维度位臵,一条知识可以录入到多个分类。
知识正文编辑要求支持:编辑段落格式、字体大小、颜色修改、自定义建立索引目录,图片批量插入等正文编辑的基本功能,支持生成知识的标题目录,要求知识录入简化且灵活,知识点可直接显示图片或表格。简单易用,操作人性化。最大程度减少附件信息的添加。
(三)知识互动交流平台
支持对知识反馈意见和建议。在阅读知识的同时,可以对该条知识发表意见建议。也可以针对某些知识提出问题,由专业人员来进行回答。实现内部员工的知识互动,提高员工的积极性,挖掘组织内员工经验等隐性知识。
(四)知识关联
系统内的知识点有一些是存在相似或者内容关联等性质的,系统需支持知识关联功能,使所有知识能够有效的被利用。
(五)自定义知识模板
不同的知识类型需要有不同的知识发布模板,以便于日常工作知识的发布积累。亦方便于知识的查找、检索。所以,系统应支持自定义知识字段,实现不同知识发布的模板。
(六)搜索功能
支持分类搜索、快速搜索、高级搜索等功能。搜索准确并可以第一时间查询到满足条件的信息。
要求支持全文检索、正文内容检索和深入附件内容检索。要求支持:模糊查询、相似度分析,相关度排序或点击率排序,支持绝对关键字内容搜索,支持多关系组合查询,支持在子分类内知识查询。
要求搜索引擎查询反馈时间为毫秒级,可实现定时知识库索引设臵和手动知识库索引设臵。
要求支持多种格式附件内容查询,包括:word、excel、PPT、PDF HTML、txt等常见知识样式的知识。
(七)允许上传附件格式
公司内部现在大量不同类型的知识,并且以后可能会出现其它新类型的知识。所以,系统需要支持多种文件格式的附件,并支持扩展其它的格式类型。支持常见Word/Excel/PowerPoint/PDF/WMA/RM/WAV等文件作为知识条目附件添加到知识库。
支持自定义知识附件格式,新的附件类型经过许可后,可录入系统,未经许可的附件类型不允许录入。
(八)个人知识管理
个性化的个人空间,提供知识更新、未阅、考核时效等提醒,提供任务列表,方便员工安排工作任务。
不同的用户登录知识管理系统可以展示不同的内容,根据用户不同的权限和角色,展示出不同的菜单组合布局。
(九)系统公告管理
拥有公告发布权利的用户,设臵公告的发布标题、生效和结束时间,发布内容,提交即可完成。提供多种格式发送,可直接通过公告栏作知识链接。
(十)显示最新和最热知识
显示最新和最热的知识点,按时间顺序排列,知识管理系统界面设定此栏位,方便使用人员查找。
(十一)知识统计
日常工作中经常要使用知识库,系统能够记录知识库管理被调用的情况,统计出每个分支及其知识条目被访问的次数,在实际运营过程中,可以根据点击率进行针对性的培训并生成热点知识。给后台人员或上级领导提供有效的分析数据。
(十二)知识统计报表管理要求系统具备报表管理统计清单,用户可自定义报表格式,并从统计清单中选择自定义报表内容。
(十三)知识地图
知识地图,支持能够全局预览本企业知识架构的知识地图和不同岗位具有不同知识结构的岗位知识地图。
(十四)奖惩机制
要求系统设定奖励和惩罚机制,使工作人员、各部门业务人员及各分支行人员关注并重视知识库,希望增加奖励和惩罚的机制,奖惩分明。使知识库真正成为全行员工学习业务知识、交流工作心声、互帮互助的学习交流平台。
(十五)知识分类管理
分类管理要求在系统后台设臵主框架分类,如果授权某前台用户有前台分类,则前台用户也可管理分类。
分类管理包括:分类内容维护、分类修改、增加下级分类、编辑下级分类和删除下级分类。在删除分类时,判断分类内是否有知识,如果有知识提示处理方法。分类可以进行自由移动和排序,知识分类以树状结构设臵,界面友好显示。
不同的角色或用户,在不同的知识分类内有不同的权限。 要求支持知识和分类移动功能,知识库已经运行后,部分知识需要在分类或访问权限方面进行调整时,需要将单一或批量转移至另一分类中,保持知识原有形态。同时,知识分类也可以按用户的需求自定义调整位臵保持知识分类内知识状态不变。(十六)培训管理要求
要求培训功能可以实现:基于知识管理系统的培训体系,培训知识分类管理、创建培训计划、实施培训安排、培训总控与统计、培训需求调查、培训需求审批等功能。建立完整的培训管理体系。调用的知识库中的知识可实现异动关联。
(十七)考核管理要求
要求系统可以实现:基于知识管理系统的题库设计,题库分类、考核题型设计、考核题型编辑管理、考核试题设计、考核试题导入导出、考试设计、考核题型难度安排、考试安排、评分阅卷、考试监控和倒计时等功能体系。调用的知识库中的知识可实现异动关联。

知识库管理系统资讯文章

知识库管理系统给企业带来的价值

在知识管理理念逐渐为广大管理者所知的今天,不免存在这样一种现象,很多管理者对知识管理有着错误的认识。在他们看来,知识管理无非就是一个文档管理系统或者就是OA,这样就造成了知识管理不能引起足够的重视,如同很多人不习惯对日常工作及所学知识进行有条理的整理一样,真正要使用这些知识的时候却很难找到。对知识管理的错误理解,最终也导致了企业的知识管理工作仅仅成了简单的文档管理工作。现在,我们需要正视知识管理的价值,更需要有效的利用好知识管理来为企业创造价值。
  
知识内容有体系:企业知识一般都具备一定的知识分类体系,灵活的内容组织方式,以及具有定期的内容更新和维护机制,这就保证了知识内容质量能够及时满足业务工作需要。如若能将企业内零散的、有价值的知识组织起来,也定将会为企业长远发展大有裨益。
  
知识管理有章可循:假如企业中有知识管理机构的有效推动,知识管理部门在知识管理工作中有着良好的定位,还建立起了有效的知识管理机制,员工在工作中遇到的问题就可以有据可依,找到相应的负责人员使得管理困难得以解决。
  
倡导知识共享的自觉性:在知识全球化的大背景下,做到共享知识应该是一件引以为豪的事情。透过知识管理平台,员工可以更好的分享知识和交流学习,最终成为一种工作方式,使员工习惯共享、乐于共享。这样既可以减少企业培训学习成本,又可以真正加强员工知识管理中的工作能力。最终形成良好的企业文化,使企业竞争力得以提升。
  
知识管理系统工具化:知识管理系统是作为企业日常事务的核心工作平台,并逐步建立起需求、调整的工作模式,同时随着新系统的建立,要注意对其集成,旨在消除知识盲点。

知识管理系统提供精细、准确、与企业贴切的知识分类管理。在文档保存到知识库里时,系统保留文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间,分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明,同时这些信息也可以用于文档的搜索。

更重要的是,知识管理系统为企业提供了可定制的知识分类管理模式,企业可根据业务设置文档类型,例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为“合同”的文档可以包括“业主”、“合同金额”、“项目代码”和“项目日期”等属性,当最终用户上传文档的时候,可以选择“合同”索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后,用户可以基于这些属性进行搜索,在精确查找的结果上力求精益求精。

企业该如何挑选知识库管理系统

KM系统是知识管理实施中的保健因素,虽然不能够推动知识管理实施的深化,但却很容易成为知识管理实施的障碍。 知识管理本质上是一种管理的活动和实践,所以知识管理系统的作用不能被无限的高估,这也是国际知识管理界的共识。

在对待知识管理系统上最大的错误观念就是将知识管理等同于知识管理系统,认为有一套系统就实现了知识管理,就成就了知识型企业,这是很有害和错误的观念:知识的载体和创造者、使用者都是知识工作者,所以知识管理的根本还在于人,知识管理系统本身不能带来知识管理的实现。

进一步说,知识管理需要发挥每个知识工作者的主观能动性,即便你强制每个人每天都必须用知识管理系统,但如果员工没有对知识管理的正确认知和主动参与,那么知识管理系统的使用就成为员工的应付,那么知识库就将成为垃圾库,知识管理永远无法实现。 对于知识管理系统的认识,我们认为知识管理系统是知识管理实施中的保健因素,知识管理系统本身虽然不能够推动知识管理实施的深化,但却很容易的成为知识管理实施的障碍。

KM系统最起码应该能够帮助员工做到在需要知识的时候知道去哪里查找,并简单方便的找到(知识库、知识地图);而在工作中产生的知识能够自动的沉淀、保存(员工协作工具、知识库),方便利用。更进一步说,在对组织的核心流程进行分析的基础上,确定每个流程节点的知识需求和产出,知识管理系统能够将员工工作中需要的知识自动推送到员工面前。

KM系统的秉承“把知识管理起来”的企业使命,致力促进知识管理理念导入、系统研发、软件实施和知识财富管理与增值,为客户提供安全、易用、专业的知识管理系统,梳理知识地图,整合分散的知识渠道,汇聚知识资产,建立清晰的知识管理体系,有效避免知识财富流失。创造性的提出“百宝箱”+“垃圾箱”的知识管理模型,把知识管理从口号、理念变为切实可行的日常工作,脚踏实地的为客户提供知识管理的全方位服务。

企业实施知识库管理系统的几个误区

误区一:将企业知识管理系统等同于购买知识管理系统软件。
我国的知识管理系统发展历程与全球知识管理系统发展的历程基本一致,在第一个阶段的时候强调知识管理系统软件、系统的价值,将知识管理系统当做IT系统项目看待,认为购买功能强大的知识管理系统系统就可以完成知识管理系统的工作。但事实上是,知识管理系统是一种深层的组织变革,更多的功夫在“管理”而非“IT”:即便买了最强大的知识管理系统软件也不能带来知识管理系统的成功实施。不少开始实施KM的企业由于未取得预期成果,组织内已不再提知识管理系统,所购买的软件或系统基本上成为摆设。即便在那里仍然“做”知识管理系统的企业,也处境艰难,知识管理系统工作和相关人员成为“边缘工作”和“边缘人群”,无法真正对企业经营产生价值和效益。
 
误区二:将知识管理系统工作等同于撰写、保存知识文档。
许多知识管理系统的推动者将KM实施等同于写文档、存文档,主要围绕知识文档展开:企业要求员工共享知识文档,不写则扣分,然后在文档的基础上建立知识库。这看似是一个很圆满的解决方案,但却忽视了我们现在所处的环境(文档不是太少而是太多、互联网已经爆炸企业内部也会爆炸)、企业的具体情况(知识最多的人都是最忙的人)、知识型员工的成熟度(我有知识,但不一定能写出来)。这样的结果是,大部分的知识库建设项目在初期的时候无法产生有价值的内容,在内容达到一定的积累后,却发现知识库里的文档少有人查看,无法发挥作用。
 
误区三:认为员工会自动自发的参与知识管理系统
理性的人,对于变革,第一反应是忽视,认为其不存在并与自己无关;再次会去拒绝,寻找拒绝的接口(工作太忙、没有时间、没用);最后才可能去考虑了解、参与。知识管理系统对于大部分企业员工是一个陌生的事物,在没有系统的理念普及和共识达成的工作前,盲目去推动知识管理系统,注定要走向失败。

误区四:在知识管理系统实施运营上投入太少
知识管理系统自有其价值,对于当前的中国也应该发挥更大的作用。但做知识管理系统不能成为一种运动,需要的是踏踏实实、尽心竭力的对组织管理水平的提升,如果企业没有在知识管理系统的基础工作上的投入,KM不可能实现。买什么样的咨询和系统都不能真正提升中国企业的管理水平,知识管理系统价值再大也无法发挥。
 
误区五:购买了不合适的知识管理系统
当信息不对称的时候,是最容易发生欺诈的时候。中国的知识管理系统尚处于发展的初级阶段,表现在系统上是各家都自卖自夸、都将知识管理系统作为标签和噱头。有许多“做”知识管理系统软件、系统的厂商自己本身都不理解什么是知识管理系统,你能期望这些企业给您提供适用的KMS?我们了解的情况是,那些在办公自动化系统、协同软件中的所谓知识管理系统模块或者功能,基本上没有一家能用起来的,没有一家实现知识管理系统的,他们仍然主要还是一个解决事务性流程的办公系统。

浅谈企业管理中的知识管理的重要性

而知识资本上的投入对每个公司的商业表现和知识管理都有直接的联系。因为在知识经济时代,决定企业成功的最主要的因素就是企业所有人的知识创新能力,知识管理的目标也就是要提高企业所有知识的共享水平和知识创新的能力。

什么是知识管理:  
早在80年代,斯坦福大学的保罗.罗默教授就曾提出了经济增长四要素理论,其核心思想是把知识作为经济增长最重要的要素,他认为:首先,知识能提高收益;其次,知识需要投资;第三,知识与投资存在良性循环关系,投资促进知识,知识促进投资。在知识经济时代中,公司中最大的资产,就是继资本、劳动之后脱颖而出的"第三资源"-知识资源。
 
知识经济就是以知识为基础的经济,是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代,知识是企业最重要的战略性资源,知识管理则是企业在面临一种新的形式下作出的战略性反映,就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。简单地说,知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程。   

因此,人在获取知识的过程中与信息的这种相互作用和内在联系决定了"知识管理"是一种对人与信息资源的动态管理过程。我们理解"知识管理"应是以"人"为中心,以信息为基础,以知识创新为目标,将知识看作是一种可开发资源的管理思想。简单说"知识管理"就是人在企业管理中对其集体的知识与技能的捕获与运用的过程。

信息化技术是实现有效知识管理的基础   
知识管理从结构上可分为对人的管理和对信息的管理两个方面,而对信息的管理又可分为三个层面,最底层的是通信网络,用来支持信息的传播;第二层是高性能计算机服务器层,这是存取信息、数据的关键环节;第三层是信息库、数据库系统层,它是信息管理系统的关键层。它和计算机服务器层一起组成了信息管理系统的高性能信息、数据服务器,为各种信息转化为知识的应用提供了有力的支持。   

不难看出,信息库、数据库系统层是信息管理的核心。它的功能是:第一,存放经过整理、归类的信息;第二,提供获取各种人类专家的个人经验的工具;第三,为应付人类知识的更新,提供必要的维护手段。其目标就是最大限度地实现知识资源的共享和交流。因此,对构成信息管理系统的基本要素,如数据库、文件管理系统、人工智能、电子邮件、群件技术的开发应用等都是信息管理的重要内容,也是有效地实现知识管理的硬件基础。

“知识管理”作为一种新兴的管理体系,尽管还不很成熟,但可以预言,在市场全球化、一体化的明天,在即将来临的知识经济时代,它必定是企业最重要的管理工具和管理内容,谁不掌握它,谁就必将被时代所淘汰!

知识库管理系统选型

企业核心竞争力的培育要求企业应该成为一个学习型组织和知识型组织,在不断修炼中增加企业的专用性资产、隐性的不可模仿性知识等。因此,组织学习,创建学习型组织,通过不断学习、团队学习和系统学习,使企业的运行处在动态变化之中,对活化企业的内部资源,适应环境的变化,培育核心能力,创造持续竞争优势具有决定性意义。企业学习力的形成离不开知识的积累、开发与共享,通过知识管理可以使企业形成持续的学习能力。

第一步:这是选择企业知识管理软件的基础。现在让你选择航天员的宇航服,你估计很难列出几个标准来。因为你不了解。KM系统的选择也是一样,第一步是你必须全面了解什么是知识管理。
 
第二步:明晰知识管理(大概念)对于你的企业(微观)的目标和价值从而明晰你企业知识管理软件对于管理的需求。如果不了解需求,任何东西都不适合你的企业。这是最占用时间的地方。
 
第三步:了解供应商及其产品。不能使他说如何如何,你要听他的客户、中介机构,你的眼睛的反馈。KMS市场比较乱,胡说八道的厂商比较多。
 
第四步:同样的原料不同的厨子可以做出完全不同味道的菜,KMS也是如此,你必须弄明白如何将厂商的系统跟你的实际结合起来,用足用好。

企业只有适应、满足顾客对价值的需求,才能生存和发展;只有比竞争对手创造更多的价值,才能创造竞争优势,这是企业核心竞争力理论的核心内容。实践中大多数企业一般通过降低产品和服务的成本或通过差异产品和服务来创造价值,而忽视依靠企业知识管理软件为企业创造价值。那么知识管理系统如何帮助企业降低成本或为企业增加收入?企业可以通过加快知识在企业内部的共享和流动为企业创造价值。知识交流和知识共享的好处是通过降低知识获取的成本来降低产品或服务的成本,因而能够为企业创造更多的收入。

 
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