关于知识管理软件和系统，您还需要了解以下的真相：

真相1：当你不知道需求的时候，所有的软件都适合你。

当你没有明确的需求时去选择知识管理系统，市场上没有任何一款系统适合你，当然换句话说是所有的系统都适合你。

这也是许多公司被系统厂商“忽悠”的原因，因为不知道自己需要什么，那个厂商会忽悠就买哪个。

真相2：大部分知识管理软件和系统建立在错误的需求上。

这个错误或者是因为个人的经验不足，因为在开始做知识管理的时候也是最不了解知识管理的时候。许多刚开始知识管理的机构，搞不清楚知识管理该如何去推动和实施，只是生硬的调研“你有什么样的知识管理需求”，这样获取的结果一定不能反映真实的情况。

或者是因为厂商的误导，厂商当然会将他们的系统说的能解决您的所有问题。只有等系统上线运营了很长时间时你才发现：很重要的需求没有满足或者遗漏。

真相3：没有下管理功夫（相关的定义、制度、企业核心问题界定），知识管理系统不能够发挥作用。

就是说，在购买软件和系统前，你的知识管理需要已经做了很多的工作，已经搞清楚在你们公司什么是知识、什么样的活动算知识共享，知识管理能帮人解决什么问题，这些都需要明确。这个时候，你需要一个工具来帮助你更便捷的实现你的思路和想法，这时候知识管理软件才有用。

真相4：大部分知识管理软件系统可用性较差，站在存储的立场而少有考虑用户

国内的知识管理软件和系统基本上都是文件、文档、内容管理，还有一部分是社会化的工具。随着近几年互联网尤其是移动互联网的发展，这些软件与员工常用的互联网工具差别越来越大，人们用鼠标投票发出“太难用了”的呐喊。严重阻碍了员工使用系统的热情，使之成为一个昂贵的摆设。

也有一些软件开发厂商注意到了这些问题，除了站在公司和知识内容的立场上，更多考虑知识型员工、部门、职能的利益，借鉴互联网好的知识发现和表达方式，做出了不错的产品。

真相5：大部分市场上宣传的KMS成功案例都不太成功

基于市场需要，每家知识管理软件和系统厂商都“制造”了许多成功案例，但这些案例的真实性值得怀疑。成功不成功不是厂商说了算，也不是知识管理经理说了算，应该是让员工和管理者真正感觉到好处才算，如果以这个标准衡量，大部分成功案例真心不好。所以你在采购的时候要审慎的去鉴别这些案例。

而且眼见也不一定为实，许多买系统的愿意去参观之前的客户案例，但看看那个系统或听听介绍，本质上也是看不出蹊跷的。