企业需要项目管理系统来提高效率和准确性。没有统一的办公区，一些文档很容易就乱放、错放，员工间的沟通也零散，或者还有沟通不到位的时候。而且当涉及到职责和工作进度时，可能由于并没有明确责任而只能互相推脱。利用项目管理系统避免花费更多的时间来进行责任划分和协调工作。
目前几乎有一半的中小企业主都是来手动监控任务和项目的，他们通过电子邮件、电子表格或者是纸笔来手动跟踪项目的所有内容。这些中小企业主已经意识到这样的效率低下，他们需要项目管理系统避免传统手动管理出现的人为错误。
现在许多小型企业都会将部分业务外包出去，或者是聘用一些兼职人员来工作。这些人并不会在企业的办公室内工作，中小企业主需要与他们远程进行沟通和管理。这就需要中小企业拥有项目管理系统，通过项目管理系统可以进行远程联系与管理，不管是企业主还是员工都可以随时随地通过项目管理系统进行沟通与更新项目进度。
